Trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp, chắc chắn bạn sẽ không thể tránh khỏi việc phải nhờ sự giúp đỡ của một ai đó. Để ngỏ ý nhờ sự giúp đỡ, bạn cần gửi mail cho họ. Vậy hôm nay, Bác sĩ IELTS sẽ hướng dẫn bạn cách viết mail nhờ giúp đỡ thuyết phục và đơn giản nhất nhé.
1. Tình huống nào cần viết mail nhờ giúp đỡ?
Email chính là văn hóa của hầu hết các doanh nghiệp trong nước và ngoài nước. Mail chính là công cụ đắc lực để trao đổi thông tin, nội dung công việc và truyền đạt cảm xúc, suy nghĩ của mình đến người đọc.
Chính vì văn hóa ấy, mà mail trở thành thước đo của sự chuyên nghiệp, thái độ và tôn trọng của người khác ở mọi khía cạnh công việc, đặc biệt là khi cần sự giúp đỡ từ phía ai đó.
1.1. Sử dụng nội bộ trong công ty
Trong doanh nghiệp, mail thường được sử dụng nhiều nhất trong các tình huống thường ngày giữa các phòng ban, bộ phận với nhau. Ví dụ như:
- Nhờ sắp xếp phòng họp hoặc thay đổi lịch họp.
- Nhờ chỉnh sửa lại các hợp đồng của đối tác, khách hàng, …
1.2. Gửi cho khách hàng/ đối tác bên ngoài
Đối với khách hàng và đối tác, bạn cần thể hiện được sự chuyên nghiệp đặc biệt là những vấn đề nhờ vả, cần sự giúp đỡ. Ví dụ như:
- Nhờ gửi hợp đồng, thông tin.
- Nhờ sắp xếp cuộc hẹn.
- Nhờ điền form khảo sát,…
2. Cách viết mail nhờ giúp đỡ tạo ấn tượng và thuyết phục người đọc
2.1. Thu hút người đọc bằng tiêu đề nhấn mạnh nội dung chính
Tiêu đề mail chính là dòng mà người đọc sẽ chú ý đọc đầu tiên. Chính vì thế tiêu là mấu chốt quyết định người đọc sẽ bấm vào xem nội dung chính hay không. Vì thế hãy tạo một tiêu đề hấp dẫn, thu hút người đọc và giúp người đọc dễ dàng nắm được việc cần làm và dễ dàng phân loại mail để lưu trữ.
Tiêu đề mail cần được viết bằng tiếng Việt không dấu để tránh việc lỗi font chữ. Nội dung tiêu đề rõ ràng, ngắn gọn và bao quát được nội dung chính. Đối với những việc cần sự hỗ trợ gấp, bạn hãy thể hiện sự khẩn cấp ngay trong tiêu đề để người nhận nhanh chóng kịp thời hỗ trợ bạn.
2.2. Nội dung nhờ giúp đỡ cụ thể, hướng dẫn phản hồi rõ ràng
Không chỉ viết mail giúp đỡ mà những mail công việc khác cũng cần thể hiện những nội dung cụ thể như:
- Chi tiết công việc và khối lượng công việc
- Mức độ hoàn thiện
- Thời gian để hoàn thành
Về nội dung mail
Cần thể hiện sự tôn trọng và sử dụng văn phong lịch sự, chuyên nghiệp đối với người đọc để tạo cảm giác thoải mái. Bạn nên viết ngắn gọn, súc tích để tiết kiệm thời gian của cả hai bên. Bên cạnh đó, nên sử dụng những từ ngữ dễ hiểu, câu văn mạch lạc để tạo cảm giác thoải mái cho người đọc.
Nội dung nên được chia thành nhiều đoạn và không quá dài để người đọc dễ dàng nắm được thông tin và nội dung bạn muốn nói. Nhớ chú ý đến bố cục và cách phân đoạn sao cho phù hợp với nội dung.
Về thông tin quan trọng
Đối với những thông tin quan trọng, bạn có thể làm nổi bật bằng cách gạch chân, in đậm để tạo sự chú ý. Tuy nhiên, đừng quá lạm dụng bởi việc in đậm hoặc gạch chân quá nhiều nội dung sẽ làm người đọc bị phân tâm và khó tập trung vào những nội dung khác.
Tóm lại, văn hóa viết mail cần và cách viết mail nhờ giúp đỡ cần được tuân thủ theo các quy tắc và văn phong nhất định. Đảm bảo đúng chính tả, tuân thủ đúng quy tắc đặt dấu câu.
Ngoài ra, phần cuối nội dung bạn nên đề cập đến thời gian cần được nhận được phản hồi để tránh việc chậm trễ tiến độ công việc.
Đừng quên gửi cả file thông tin đính kèm để người nhận có đầy đủ thông tin để có thể kịp thời hỗ trợ bạn nhé.
2.3. Nói lý do tại sao bạn cần họ giúp đỡ
Để có thể thuyết phục được người đọc bạn cần nói rõ tình trạng mà bạn đang gặp phải và nói rõ lý do tại sao bạn cần sự giúp đỡ từ học mà không phải bất kỳ người nào khác. Điều này sẽ mang lại cho họ cảm giác bản thân họ rất quan trọng và đặc biệt.
Lưu ý, không nên sử dụng những từ ngữ, câu văn mang tính yêu cầu, đòi hỏi. Thay vào đó là sự khiêm nhường và tôn trọng.
2.4. Thể hiện được sự tương đồng
Sự tương đồng chính là nam châm hút bạn và người nhận lại gần nhau hơn, khiến họ mở lòng và sẵn sàng giúp đỡ bạn hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
2.5. Thể hiện lòng biết ơn
Lòng biết ơn luôn là năng lượng thân thiện, chân thành chạm đến trái tim mọi người. Chính vì thế, bạn hãy bày tỏ lòng biết ơn của mình một cách chân thành, khiến mọi người cảm thấy được tôn trọng thì chắc chắn rằng bạn sẽ luôn nhận được sự giúp đỡ từ mọi người khi gặp phải khó khăn.
2.6. Phần kết thúc mail và chữ ký
Tùy vào ngữ cảnh và mức độ thân thiết, tần suất tương tác giữa bạn và người nhận mà bạn có thể lựa chọn những câu chúc để tạo được sự thiện cảm đến với người nhận. Kèm theo đó là một câu chào lịch sự thể thể hiện được sự chuyên nghiệp và ứng xử chuẩn mực.
Chữ ký cũng là một phương tiện giúp bạn giới thiệu bản thân và tạo được dấu ấn bản thân đến với người đọc. Bản có thể để lại thông tin liên hệ hoặc địa chỉ website,.. điều này giúp người đọc có cơ hội định danh với người khác, khiến họ ấn tượng về bạn hơn.
Xem thêm:
Cách viết email mời tham gia sự kiện
Cách viết email gửi CV xin việc ấn tượng
3. Bố cục mail nhờ giúp đỡ thường được sử dụng
3.1. Phần mở đầu
Mail sẽ chính là công cụ giao tiếp, trao đổi thông tin với nhau. Chính vì thế, mà phần mở đầu sẽ mở đầu bắt câu chào thân thiện như mọi cuộc giao tiếp thông thường để tạo được sự thiện cảm và ấn tượng tốt với người nhận.
Các bạn có thể bắt đầu bằng những câu chào sau đây:
- Dear/ Hi,
- Xin chào Anh/ Chị,
- Kính gửi Anh/ Chị,
3.2. Nội dung
Ngoài việc chú ý đến cách diễn giải nội dung sao cho dễ hiểu, ngắn gọn và mạch lạc thì bạn cũng nên chú trọng vào các tiêu chuẩn cơ bản như lỗi chính tả, cách sử dụng dấu câu, … tránh sai phạm những lỗi không đáng có này để thể hiện sự chuyên nghiệp và chỉnh chu của bản thân trong mắt người nhận.
Bên cạnh đó, nội dung cần thể hiện thái độ tôn trọng, lịch sự và chân thành. Đặc biệt là đối với khách hàng và đối tác bạn cần nên chú ý về câu từ. Tránh thể hiện yêu cầu đòi hỏi, ra lệnh.
Nội dung cần trình bày rõ ràng, đủ ý để người nhận quyết định chấp nhận lời đề nghị hay từ chối. Những nội dung bạn cần trình cụ thể như sau:
- Giới thiệu cơ bản về bản thân
- Lý do tại sao liên hệ với người nhận
- Thể hiện sự tôn trọng, chân thành và sự tương đồng
- Khái quát nội dung công việc cần làm
- Cụ thể, chi tiết nội dung cần sự giúp đỡ
- Đề cập thời gian phản hồi
- Phần chào kết thúc mail
Hãy hạn chế sử dụng những từ ngữ quá thân mật bởi sẽ tạo cho người nhận cảm giác không được tôn trọng và thiếu chuyên nghiệp.
3.3. Lời kết thúc
Dưới đây là những nội dung của phần kết thư mà bạn nên viết trong mail nhờ giúp đỡ:
- Lời chào và cảm ơn.
- Lời chúc.
- Chữ ký của mail.
Bắt đầu là một lời chào thì kết thúc cũng nên là câu chào. Hãy nhớ gửi đến lời chào và lời cảm ơn chân thành để người đọc cảm thấy thoải mái. Chữ ký cũng là một phần không thể thiếu bởi đó sẽ gia tăng sự chuyên nghiệp và sự tin tưởng đến cho người đọc.
Bạn có thể sử dụng nhiều font chữ và màu sắc khác nhau để trình bày một cách thu hút. Nhưng đừng quá lạm dụng và phải biết tiết chế để tránh bị rối mắt, gây khó chịu đến với người đọc nhé.
4. Một số lưu ý khi viết mail nhờ giúp đỡ
Để có thể tạo được mail nhờ giúp đỡ chuyên nghiệp, chỉnh chủ bạn cần lưu ý một số vấn đề sau đây:
Cần phân biệt được To – CC – BCC để sử dụng đúng cách
- To: gửi thông tin, nội dung muốn gửi của bạn đến người nhận mail chính.
- CC: gửi thông tin, nội dung đến những người có liên quan đến nội dung công việc trong cùng một mail. Những người được To và CC đều sẽ nhìn nội dung mail và thấy được danh sách những người nhận mail.
- BCC: gửi thông tin, nội dung cho nhiều người có liên quan đến nội dung công việc. Tuy nhiên, sự khác biệt giữa BCC và CC là BCC sẽ không thể nhìn thấy tên của nhau trong danh sách những người nhận mail.
Không nên đặt tên tiêu đề, tên file là tiếng Việt có dấu. Luôn luôn sử dụng font Unicode để tránh việc bị lỗi font chữ khi người nhận đọc mail trên các thiết bị khác nhau.
Gửi cả file đính kèm, bạn nên nén nén file để giảm thiểu dung lượng trước khi gửi, tránh việc phát sinh thêm bộ nhớ của bạn và người nhận.
Chú ý cẩn thận Reply All vì tất cả những người được CC đều sẽ nhận được mail trả lời của bạn. Tuy nhiên, chỉ dùng Reply All khi thật sự cần thiết bởi việc này sẽ tránh được những thông báo không cần thiết đối với những người không liên quan.
Kiểm tra lại bố cục, văn phong, chính tả, file đính kèm,… trước khi gửi để tránh những sai sót không đáng có (có thể làm ảnh hưởng đến công việc cá nhân và hình ảnh của công ty).
Hy vọng qua bài viết này của Bác sĩ IELTS các bạn đã nắm được những thông tin hữu ích để biết cách viết mail nhờ giúp đỡ hiệu quả. Hãy nhớ áp dụng những lưu ý trên để có thể viết mail hiệu quả và tăng năng suất làm việc nhé.