Viết mail cho thầy cô nghe có vẻ đơn giản và quen thuộc đối với học sinh, sinh viên hiện nay nhưng liệu các bạn có biết cách trình bày mail một cách chuẩn chỉnh nhất, nội dung rõ ràng dễ hiểu để tạo ấn tượng tốt và nhận lại câu trả lời đúng với mục đích. Để giải quyết vấn đề này Bác sĩ IELTS sẽ chia sẻ cho bạn cách viết mail cho thầy cô mà bạn có thể tham khảo, đảm bảo qua bài viết dưới đây kĩ năng viết mail sẽ được cải thiện lên rất nhiều.
1. Tạo ấn tượng tốt ban đầu
Khi trình bày một mail thông thường tạo ấn tượng ngay từ đầu sẽ thu hút nội dung bên trong hơn và giúp bạn có thiện cảm hơn trong mắt thầy cô giáo. Họ sẽ vui vẻ đón nhận thông tin của bạn một cách cởi mơ, cẩn thận và từ đó giáo viên sẽ trả lời những thắc mắc chi tiết và tâm huyết nhất cho bạn.
Nếu muốn bước đầu thật ấn tượng và tạo được thiện cảm thì hãy lưu ý những vấn đề sau.
1.1. Kiểm tra giáo trình về câu hỏi
Những thắc mắc trong vấn đề học thuật đa số đều đã được cung cấp và giải đáp trong tài liệu của giáo viên ngay từ những buổi đầu của khóa học. Bạn nên tìm hiểu kỹ các thông tin để tranh hỏi những vấn đề đã được giải đáp hoặc có sẳn, điều này làm cho họ cảm thấy bạn không nghiêm túc trong việc học và đôi khi sẽ làm một số thầy/cô khó chịu vì mất thời gian của họ.
+ Khi bắt đầu một khóa học, giáo trình bạn được cung cấp thường bao gồm những thông tin về chính sách lớp học, cấu trúc của bài làm, bài tập và thời hạn nộp bài.
+ Nếu bạn chỉ nhận được các tài liệu và sách về khóa học thì bạn có thể gửi mail để hỏi về một vấn đề nào đó chưa được trình bày trong giáo trình.
1.2. Sử dụng tài khoản học tập của bạn
Những giảng viên mỗi ngày họ thường nhận được rất nhiều email vì vậy để đảm bảo mail của bạn được mở và giải đáp thì bạn nên dùng tài khoản của nhà trường, điều này còn giúp thư của bạn ít bị đưa vào hộp thư rác. Bạn sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt thầy/cô, họ sẽ dễ dàng biết được tên hoặc mã số sinh viên của bạn thông qua tài khoản này, bạn sẽ nhận được câu trả lời một cách chính xác và nhanh chóng.
1.3. Viết dòng tiêu đề thu hút sự chú ý
Đối với một email dòng tiêu đề sẽ giúp giảng viên biết được nội dung chính trước khi đọc thư. Điều này vô cùng quan trọng, thầy/ cô sẽ hiểu được mục đích gửi mail của bạn và dành thời gian thích hợp để giải đáp và xử lý nó. Vì vậy tiêu đề của bạn phải đi đúng trọng tâm, ngắn gọn và rõ ràng.
Ví dụ bạn có thể viết tiêu đề: “Dự án tốt nghiệp” hay “Báo cáo thực tập”.
1.4. Mở đầu bằng việc chào hỏi và sử dụng chức danh cùng với họ và/hoặc tên của giảng viên đó
Một tips nhỏ trong việc tạo ấn tượng tốt ban đầu về cách viết mail cho thầy cô là nên chào hỏi bằng chức danh hoặc tên của thầy/ cô đó. Trước khi trình bày câu hỏi hoặc vấn đề cần giải đáp thì bạn nên gửi một lời chào trang trọng và lịch sự đến giảng viên của mình.
Có thể bắt đầu bằng câu như: “Kính gửi Thạc sĩ Nguyễn Văn A” sau đó là dấu phẩy. Nhớ tránh viết sai tên và nên sử dụng đầy đủ họ và tên lót để bày tỏ sự tôn trọng đến giáo viên của mình.
Nếu bạn cảm thấy không chắc chắn về chức vị/ học hàm của giảng viên thì bạn có thể xưng hô lịch sự là “Thầy Nguyễn Văn A.”
Để cho lời chào hỏi có tính trang trọng bạn cũng có thể dùng cách chào hỏi thân mật hơn chẳng hạn như “Kính gửi thầy A” nếu như giảng viên đó đã có tương tác mang tính cá nhân với bạn và thân thiết ở bên ngoài.
Bổ sung thêm vốn từ vựng với bộ từ vựng tiếng Anh chuyên ngành
Nếu bạn đang có nhu luyện thi IELTS thì có thể tham khảo các khóa học tại trung tâm IELTS VIETOP
2. Soạn thảo nội dung email
2.1. Nhắc giảng viên nhớ bạn là ai
Các thầy/cô thương sẽ có rất nhiều học trò, họ không thể nhớ bạn là ai, tên gì và học lớp nào, vì vậy bạn nên tự giới thiệu lại bản thân về tên, mã số sinh viên, lớp mà giảng viên đó đang dạy bạn bao gồm ca học cụ thể.
2.2. Tránh lạc đề
Thông thường giảng viên vô cùng bận rộn, ít thời gian rảnh, vì vậy hãy tránh nói dài dòng, lang man mà hãy trình bày trọng tâm vấn đề mà bạn thắc mắc, bỏ qua những chi tiết râu ria không liên quan đến câu hỏi, trình bày ngắn gọn, dễ hiểu thì thầy/cô có thể sẽ trả lời bạn nhanh hơn và không tốn nhiều thời gian của họ.
Nếu bạn đang muốn giải đáp về câu hỏi nào đó trong phần bài tập thì có thể hỏi như: “Em có câu hỏi về bài xây dựng website cho thương hiệu Racy, nhóm đang muốn thay đổi tên miền khác được không ạ?.
2.3. Viết thành những câu hoàn chỉnh
Thư điện tử dành cho giảng viên ở mức độ trang trọng không giống những bài viết trên Facebook hay những tin nhắn gửi cho bạn bè. Vì vậy, bạn cần lưu ý khi viết mail cần dùng những câu hoàn chỉnh, rõ ràng để nội dung dễ hiểu hơn và trông chuyên nghiệp hơn.
Thay vì viết, “Buổi học quá tuyệt vời thầy ơi… xuất sắc!” hãy viết, “Thầy đã đem đến cho chúng em một bài học vô cùng dễ hiểu trong tiết học hôm qua.”
2.4. Tập trung vào giọng điệu
Nếu là lần đầu bạn liên hệ với giáo viên nên giữ giọng điệu và ngôn ngữ trang trọng và chuyên nghiệp, trách thêm biểu tượng cảm xúc! Nếu giáo viên và bạn bắt đầu phát triển quan hệ thư từ, bạn sẽ thấy thoải mái hơn khi vào các kỳ học. Điều này đặc biệt đúng nếu như giảng viên chủ động bắt chuyện và tỏ ra thân mật hơn (ví dụ như gửi cho bạn biểu tượng cảm xúc qua email)
2.5. Thể hiện yêu cầu một cách lịch sự
Nhiều sinh viên mặc định việc trả lời những câu hỏi của học sinh là trách nhiệm của giảng viên và đòi hỏi rất nhiều điều từ họ. Bạn sẽ trở nên thiếu chuyên nghiệp và tạo ấn tượng không tốt với thầy/cô của mình và với những câu hỏi dài dòng sẽ chẳng thu được câu trả lời như mong muốn. Thay vì vậy, bạn nên đưa ra vấn đề như một lời thỉnh cầu mà giảng viên có thể trả lời hoặc không.
Chẳng hạn, bạn muốn giảng viên gia hạn thêm thời gian cho bài tập. Đừng nên nói là, “Ông của em vừa mất. Hãy cho em thêm thời gian để làm bài tập.” Có thể nói như sau,”Em vừa trải qua những ngày khó khăn vì sự ra đi của ông. Thầy/cô có thể cho em thêm thời gian để làm bài tập không?”
2.6. Sử dụng dấu chấm câu thích hợp
Trong văn phong hàng ngày dùng để trò chuyện với bạn bè, bạn không cần chú ý quá nhiều đến dấu câu, điều này là không quá cần thiết. Nhưng khi gửi mail cho thầy/cô bạn cần đảm bảo thực hiện tốt về cách sử dụng dấu chấm câu thích hợp. Vì đa phần giảng viên là những người có học thuật cao nên họ rất chú trọng vấn đề này, bạn nên cẩn thận hơn để họ thấy được sự chuyên nghiệp và tôn trọng từ bạn.
2.7. Viết rõ ràng các từ
Hiện nay các từ viết tắt đang được sử dụng rộng rãi và tràn lan trên internet, bạn có thể dùng nó để chat cùng bạn bè nhưng khi viết email cần tránh sử dụng “teencode” và những từ viết tắt. Có nghĩa là bạn không được dùng các từ như “rùi” thay cho từ “rồi” hay “ko” thay cho “không” và nhiều từ khác. Nên dùng ngôn ngữ thuần Việt để giảng viên cảm thấy được tôn trọng. Nhớ kiểm tra chính tả thật kỹ trước khi gửi mail nhé..
Xem thêm:
Cách viết email gửi CV xin việc
2.8. Viết hoa một cách hợp lý
Khi viết mail cần lưu ý viết hoa các chữ đầu câu, danh từ và tên riêng cũng phải được viết hoa. Trách viết hoa một cách vô lý, khi nhìn vào sẽ gây rối và khó hiểu. Nên biết chọn lọc, luôn viết hoa những từ cần được viết hoa.
3. Hoàn tất email
3.1. Chỉ ra hành động mà bạn muốn giáo viên thực hiện
Kiểm tra và đảm bảo rằng những gì bạn muốn ở giảng viên ở cuối hay gần cuối email là chính xác. Nếu muốn gặp họ hoặc muốn họ giải đáp ngay thì cần nói về những điều đó.
3.2. Đọc lại toàn bộ thư nhằm kiểm tra ngữ pháp
Đọc lại toàn bộ thư trước khi gửi đến giảng viên của bạn để tránh bị các lỗi ngữ pháp, có thể thêm hoặc bớt các từ ngữ không cần thiết để câu văn trôi chảy hơn.
3.3. Nhìn lại email dưới quan điểm của giảng viên
Hãy suy ngẫm và đọc lại nội dung dưới quan điểm của giảng viên để chắc là bạn không có đòi hỏi yêu cầu gì quá khắt khe. Bên cạnh đó cần đảm bảo câu văn ngắn gọn, súc tích, đi vào trọng tâm và không lan man
3.4. Kết thúc email bằng một lời chào
Nếu bạn đã mở đầu một cách lịch sự thì đến đoạn kết bạn cũng cần một lời chào và cảm hơn thật trang trọng. Có thể dùng câu: “Trân trọng” hoặc “Chân thành cảm ơn” theo sau là dấu phẩy và tên đầy đủ của bạn.
3.5. Kiểm tra email sau một tuần
Sau khi đã gửi email thành công, bạn đừng nên làm phiền thầy/cô về lời phản hồi. Tuy nhiên, nếu bạn không nhận được hồi âm trong vòng một tuần thì bạn có thể gửi lại một email mới vì có thể email của bạn đã bị lẫn lộn hoặc bỏ sót.
3.6. Xác nhận thư trả lời
Khi nhận được phản hồi của thầy/cô bạn nên xác nhận lại rằng mình đã nhận được mail trả lời. Chỉ cần một câu trả lời “Em cảm ơn thầy/cô!” là được. Bạn cũng có thể viết thêm một email dài hơn bằng cách dùng câu tương tự để thấy sự chuyện nghiệp nếu cần thiết. Mặc khác nếu vấn đề của bạn vẫn chưa được giải quyết thật sự thỏa đáng qua email, hãy xin thầy/cô sắp xếp cho bạn một cuộc gặp mặt trực tiếp.
Chẳng hạn, bạn có thể nói “Cảm ơn thầy/cô vì đã giải đáp thắc mắc cho em. Hẹn gặp lại thầy/cô trên lớp.”
Nếu muốn một cuộc gặp trực tiếp, bạn thể viết, “Em chân thành cảm ơn những chia sẻ của thầy/cô về vấn đề này. Nhưng nếu thầy/cô có thời gian rảnh, có thể sắp xếp cho em một ít thời gian để có thể gặp mặt trao đổi trực tiếp và chi tiết hơn, được không?”
4. Các mẫu email tham khảo
Sau khi ta đã tìm hiểu về cách viết mail cho thầy cô sao cho chuẩn và tạo được ấn tượng thì ở phần này, Bác sĩ IELTS sẽ gợi ý cho bạn những mẫu email chuẩn nhất mà bạn có thể tham khảo.
Mẫu email 1: Cách viết mail cho thầy cô về chủ đề làm dự án tốt nghiệp
Subject: Kính gửi giảng viên Trần Văn A trưởng ngành Thương Mại Điện Tử Trường CĐ FPT Polytechnic
Em tên là: Nguyen Thi B
Mã số sinh viên: xxxxxx
Lớp: DM17320
Khóa: K17
Hiện tại em có hai vấn đề thắc mắc muốn hỏi các thầy:
Câu hỏi thứ 1, hiện tại, em đang có ý định làm đồ dự án tốt nghiệp hệ Cử nhân chuyên ngành TMĐT. Tuy nhiên, em vẫn chưa đăng ký môn học Kỹ thuật phân tích và tổng hợp. Theo nguyên tắc, môn học này cần được hoàn thành trước khi đăng ký dự án tốt nghiệp. Vì thế em không thể đăng ký môn học này và dự án tốt nghiệp trong cùng một học kỳ. Em muốn hỏi là liệu có cách nào để em hoàn thành cả 2 môn học này trong một học kỳ để tốt nghiệp đúng hạn được không ạ?
Câu hỏi thứ 2 là, theo chương trình đào tạo, sinh viên thực tập vào học kỳ 7 song song với việc làm dự án tốt nghiệp, em có thể thực tập trong kỳ 6 này được không ạ?
Em xin cảm ơn!
Chúc thầy cô nhiều sức khỏe.
Người gửi,
Nguyễn Thị B
Mẫu email 2: Cách viết mail cho thầy cô về chủ đề học văn bằng 2
Subject: [HK12.3A] Gặp cô trao đổi trực tiếp về thông tin học tập
Message:
Chào cô ….,
Em tên là ….
Em có vài thắc mắc về việc học thêm văn bằng 2 tại trường mình. Em xin phép được trao đổi trực tiếp với cô vào lúc 15h00 ngày hôm nay tại CS3 Tản Viên để có thể giải đáp chi tiết hơn về chương trình đào tạo của trường mình ạ.
Cảm ơn cô,
Chúc cô nhiều sức khỏe.
Người gửi,
xxxxxx
Xem thêm:
Viết email cảm ơn bằng tiếng Anh
Viết đoạn văn về kì nghỉ hè bằng tiếng Anh
Mẫu thư chia tay đồng nghiệp bằng tiếng Anh
Cách viết thư kể về chuyến du lịch bằng tiếng Anh
Qua bài viết Bác sĩ IELTS hướng dẫn cách viết mail cho thầy cô sao chuẩn chỉnh, mang tính trang trọng và tạo được ấn tượng tốt nhất. Mong rằng từ nay về sau những dòng thư của bạn sẽ trôi chảy, chỉnh chu hơn và thuận tiện cho quá trình học thuật của mình. Giúp bạn ghi điểm tuyệt đối trong mắt giảng viên của mình.
