Với sự tiến bộ của công nghệ hiện đại, thay vì viết đơn tay hoặc soạn thảo thư gửi bản in đến giáo viên. Bạn có thể dễ dàng soạn mail xin nghỉ học và gửi trực tiếp vào hộp thư của giáo viên để tiết kiệm thời gian và công sức. Vậy cách viết mail xin nghỉ học sao cho đầy đủ và thuyết phục. Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.
1. Email xin nghỉ học là gì?
Việc gửi mail xin phép nghỉ học là một quy trình quan trọng trong hệ thống giáo dục, mà phụ huynh hoặc học sinh, sinh viên tự mình thực hiện để đề nghị giáo viên cho phép nghỉ học trong một hoặc nhiều ngày. Đơn xin phép nghỉ học có thể viết bằng tay hoặc soạn thành email để gửi trực tuyến.
Khi soạn thành email để gửi trực tuyến thì những người nhận email này thường là giáo viên bộ môn, giáo viên chủ nhiệm hoặc Ban giám hiệu của trường, nơi mà học sinh hoặc sinh viên đang theo học.
2. Khi nào cần phải viết đơn xin nghỉ học
Trong quá trình học tập, không ai muốn phải nghỉ học, vì mỗi buổi học đều quan trọng và có thể mang lại kiến thức quý báu. Tuy nhiên, có những tình huống khẩn cấp hoặc không thể tránh khỏi, như bị ốm hoặc có việc cá nhân mà không thể sắp xếp, trong trường hợp này, việc viết đơn xin phép nghỉ học và có sự đồng ý của giáo viên là cần thiết.
Đối với sinh viên, việc xin phép nghỉ học và được sự đồng ý của giáo viên có thể giúp tránh bị trừ điểm chuyên cần. Trước đây, việc xin phép nghỉ học thường bằng cách viết đơn tay hoặc sử dụng máy vi tính để soạn thảo đơn và gửi trực tiếp cho giáo viên. Tuy nhiên, hiện nay, nhiều trường học đã chuyển sang việc xin phép nghỉ học trực tuyến bằng cách gửi mail. Nếu bạn chưa biết cách viết mail xin nghỉ học, hãy đọc kỹ nội dung dưới đây.
3. Cách viết mail xin nghỉ học chuẩn nhất
Để tìm hiểu chi tiết về cách viết mail xin nghỉ học chuẩn nhất. Bạn nên đọc qua 2 cách viết mail của 2 trường hợp dưới đây:
Cách viết mail xin nghỉ học đại học khi bị ốm
Tiêu đề: ĐƠN XIN PHÉP NGHỈ HỌC- [Họ và tên của bạn] – [Lớp hoặc Khoá học]
Phần mở đầu
Kính gửi:
Ban Chủ Nhiệm Khoa…
Giáo viên chủ nhiệm lớp…
Giáo viên phụ trách môn học…
Phần nội dung thư
Nêu thông tin cá nhân:
Em tên là……………MSSV:……………
Hiện tại đang học lớp……………Khoa:……………
Hệ đào tạo……………Tại trường……………
Hôm nay em viết đơn này kính mong quý thầy/ cô cho em được phép nghỉ học từ ngày……………đến ngày……………
Lý do: Em đã bị ốm.
Em xin cam đoan sẽ thực hiện đầy đủ trách nhiệm đối với môn học.
Lời cảm ơn
Em xin chân thành cảm ơn!
Ký tên.
Cách viết mail xin nghỉ học đại học dành cho sinh viên
Tiêu đề
Chọn một tiêu đề cho email giúp giáo viên dễ dàng nhận biết nội dung và xử lý yêu cầu của bạn nhanh chóng hơn. Nếu không có hướng dẫn cụ thể từ lớp hoặc trường về cách đặt tiêu đề, bạn có thể sử dụng mẫu sau:
Ví dụ: ĐƠN XIN PHÉP NGHỈ HỌC – [Họ và tên của bạn] – [Lớp hoặc Khoá học]
Phần mở đầu
Kính gửi [Tên giáo viên],
Nội dung mail xin nghỉ học gửi trực tiếp đến giáo viên cần phải bắt đầu bằng cách ghi rõ họ tên của giáo viên một cách chính xác và sử dụng từ ngữ lịch sự, lễ phép. Điều này không chỉ thể hiện sự tôn trọng mà bạn dành cho giáo viên mà còn tạo ấn tượng tích cực về bạn với họ.
Phần nội dung thư
Trong phần này, hãy cung cấp thông tin liên quan đến việc xin nghỉ học một cách chi tiết và dễ hiểu. Dưới đây là một mẫu cụ thể:
- Thông tin của sinh viên xin nghỉ học, bao gồm họ và tên, lớp, trường, khoa, mã số sinh viên (nếu có).
- Thời gian xin phép nghỉ học, bao gồm ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
- Lý do xin nghỉ học cần được trình bày rõ ràng. Ví dụ, nếu bạn đang ốm, hãy mô tả triệu chứng hoặc tình trạng sức khỏe của bạn. Nếu có việc bận hoặc tình huống khẩn cấp, hãy cung cấp thông tin cụ thể.
- Lời cam đoan thực hiện đầy đủ trách nhiệm đối với môn học. Bạn có thể viết một dòng lời cam đoan cuối email để xác nhận sự chịu trách nhiệm của mình đối với việc bù đắp kiến thức đã mất trong thời gian nghỉ học.
- Cuối cùng, đừng quên để lại thông tin liên hệ của bạn (địa chỉ email, số điện thoại) để giáo viên có thể liên hệ với bạn nếu cần thiết.
Phần lời cảm ơn
Trước khi kết thúc email, hãy bày tỏ lòng biết ơn đến giáo viên bằng một câu lời cảm ơn chân thành. Đồng thời, nêu rõ mong muốn nhận được sự phản hồi từ giáo viên trong thời gian sớm nhất. Điều này cho thấy sự đánh giá cao của bạn đối với thời gian và sự quan tâm của họ. Nếu có thể, hãy sử dụng các từ ngữ lịch sự và trò chuyện mà bạn đã học trong văn bản trước đó:
Ví dụ:
Lời cảm ơn và mong nhận được sự phản hồi của cô sớm.
Trân trọng.
Phần chữ ký
Chữ ký là một phần quan trọng của email và giúp xác nhận danh tính của bạn. Chữ ký thường bao gồm tên của bạn. Dưới đây là một ví dụ về cách đặt chữ ký:
Trân trọng,
[Họ và tên của bạn]
Phần đính kèm giấy tờ liên quan
Trong một số tình huống đặc biệt như khi bạn đang ốm, phải chăm sóc người thân, hoặc cần chứng minh lý do xin nghỉ học. Bạn nên cân nhắc đính kèm các tài liệu hỗ trợ như phiếu khám bệnh, đơn thuốc, giấy tờ từ bệnh viện, hoặc bất kỳ giấy tờ nào liên quan. Điều này giúp xác minh lý do xin nghỉ học của bạn và tạo sự tin tưởng về tính trung thực của yêu cầu của bạn.
Xem thêm những bài viết liên quan tại đây:
Cách viết email gửi CV xin việc
Cách viết email bằng tiếng Anh cho đối tác
Cách viết email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh
4. Đối tượng viết đơn xin nghỉ học
Viết đơn xin nghỉ học chắc không còn quá xa lạ với học sinh, sinh viên hay các bậc phụ huynh. Về đối tượng viết đơn xin nghỉ học gồm 2 đối tượng cụ thể:
Phụ huynh của học sinh/ sinh viên
Thường thì, phụ huynh sẽ viết đơn xin nghỉ học cho con em của họ, đặc biệt là ở trình độ học sinh cấp 3. Đôi khi, học sinh cấp 3 có thể nhờ phụ huynh viết mail xin nghỉ học nếu họ không tự viết được hoặc đang gặp phải tình huống đặc biệt. Bạn có thể tìm hiểu cách đăng nhập vào hệ thống email (ví dụ, Gmail) để viết đơn xin nghỉ học.
Khi viết đơn xin nghỉ học, phụ huynh cần tuân theo một số quy tắc quan trọng. Đầu tiên, hình thức của lá đơn rất quan trọng. Do đó, việc trình bày đơn xin nghỉ học cho con cần phải chỉn chu và trang trọng. Điều này giúp thể hiện sự tôn trọng đối với giáo viên và cũng làm cho việc xem xét yêu cầu của bạn trở nên dễ dàng hơn.
Tiếp theo, lý do viết mail xin nghỉ học phải là những lý do thực sự chính đáng. Phụ huynh cần hết sức cẩn trọng để không chiều theo con cái mỗi khi họ muốn nghỉ học. Việc này có thể tạo ra thói quen trốn học hoặc tạo điều kiện cho con phát triển những thói hư tật xấu. Bố mẹ luôn cần nhớ rằng chỉ trong những tình huống đặc biệt như con ốm, có việc gia đình quan trọng, hoặc các tình huống khẩn cấp thì mới xin nghỉ học cho con.
Bản thân sinh viên
Với bản thân sinh viên, những người trên 18 tuổi và đã đủ điều kiện trở thành người trưởng thành, họ đã có toàn quyền và nghĩa vụ đối với cuộc sống và quyết định của bản thân. Việc xin nghỉ học không yêu cầu xác nhận từ phụ huynh.
Thay vào đó, chỉ cần những sinh viên này tuân theo mẫu mail xin nghỉ học được quy định và cung cấp lý do hợp lệ, họ có thể gửi mail xin nghỉ học trực tiếp. Các yêu cầu nghỉ học của họ sẽ được xem xét bởi giảng viên và Ban giám hiệu của trường, miễn là chúng tuân theo quy định và có lý do chính đáng.
5. Một số lý do thường dùng để xin phép nghỉ học
Lý do chính là yếu tố quyết định trực tiếp sự cho phép của giảng viên về việc nghỉ học của sinh viên. Khi lý do là chính đáng, thì mail xin nghỉ học thường được xem xét và duyệt nhanh chóng. Ngược lại, nếu lý do không đủ chính đáng, yêu cầu nghỉ học có thể bị từ chối, và sinh viên có thể bị tính là vắng mặt trái quy định, ảnh hưởng đến kết quả học tập của họ.
Một số lý do thường gặp trong đơn xin phép nghỉ học bao gồm:
Lý do về sức khỏe
Mắc bệnh và sức khỏe yếu bất thường là lý do hoàn toàn chính đáng khi viết mail xin nghỉ học tại đại học. Đây thường được xem là một lý do không thể tránh khỏi, và giáo viên thường hiểu và đồng tình với tình trạng này.
Trong những trường hợp như sốt, đau bụng, mệt mỏi, việc nghỉ ngơi và chữa trị là cần thiết để phục hồi sức khỏe, và không nên cố gắng tham gia lớp học trong tình trạng yếu đuối. Cố ép bản thân khi ốm chỉ gây thêm mệt mỏi và không giúp trong việc tập trung vào việc học hoặc lắng nghe giảng.
Có lịch hẹn khám chữa bệnh tại bệnh viện
Lý do có lịch hẹn khám chữa bệnh tại bệnh viện cũng là một lý do được chấp nhận cao. Trường hợp này thường không cần giải thích chi tiết về tình trạng sức khỏe của bạn, vì lịch hẹn khám bệnh đã là lý do đủ chính đáng. Giảng viên thường sẽ hiểu và chấp nhận yêu cầu nghỉ học trong trường hợp bạn phải tham gia lịch hẹn khám chữa bệnh tại bệnh viện vào ngày đó.
Những bạn cũng nên lưu ý, giữ lại giấy khám, chữa bệnh để làm minh chứng. Khi nào giáo viên cần thì bạn có thể đưa ra để làm bằng chứng xác đáng và sẽ không bị trừ điểm chuyên cần.
Việc đi du lịch dài ngày cùng người thân hoặc bạn bè
Lý do nghỉ học để đi du lịch dài ngày cùng người thân hoặc bạn bè không phải là lý do được giảng viên hoan nghênh. Thường giảng viên ưu tiên việc học tập và hiểu rằng học sinh và sinh viên cần tập trung vào việc học.
Tuy nhiên, có trường hợp cha mẹ muốn con cái có thời gian nghỉ ngơi sau một thời gian dài của việc học tập cật lực. Hoặc sinh viên muốn thư giãn, tạo dịp để tận hưởng thời gian với bạn bè và gia đình. Dù giảng viên có thể không hài lòng với lý do này, họ vẫn có thể chấp nhận yêu cầu nghỉ học trong một số trường hợp.
6. Mẫu mail xin nghỉ học qua mail phổ biến nhất
Mẫu mail xin nghỉ học thông qua mail được sử dụng phổ biến nhất là:
Tiêu đề mail: Đơn xin nghỉ học – Họ và tên học sinh.
Kính gửi cô [Tên giáo viên chủ nhiệm],
Em tên là:……………Học sinh lớp:……………
Em xin phép được nghỉ học từ ngày [ngày] đến ngày [ngày] vì [lý do]. Em xin được thay mặt gia đình gửi lời xin lỗi đến cô và tất cả mọi người có liên quan đến việc này.
Em đã thông báo và nhận được sự đồng tình từ [tên bố/mẹ/anh trai/ chị gái]. Em cam kết sẽ nỗ lực để nhanh chóng bắt kịp với nội dung bài học và không bỏ qua bất kỳ nội dung nào.
Một lần nữa, em xin lỗi về sự bất tiện này và cảm ơn cô đã luôn hỗ trợ và chỉ dẫn.
Trân trọng,
[Họ và tên]
Các bài viết liên quan:
Mẫu thư confirm bằng tiếng Anh
Mẫu thư đặt hàng bằng tiếng Anh
Mẫu email cảm ơn bằng tiếng Anh
Mẫu email mời họp bằng tiếng Anh
Mẫu email chào hàng bằng tiếng Anh thu hút
Mẫu email báo giá bằng tiếng Anh chuyên nghiệp
7. Lời kết
Qua bài viết về cách viết mail xin nghỉ học trên của Bác sĩ IELTS. Mong rằng bạn sẽ có đầy đủ kiến thức để viết mail xin nghỉ học đầy đủ nội dung và thuyết phục. Chúc bạn một ngày học tập đầy nhiệt huyết!