Có thể nói, viết thư đã trở thành một hoạt động phổ biến hiện nay. Mọi người thường gửi thư dưới nhiều hình thức như viết thư tay, gửi qua tin nhắn, email,… Hoạt động này thường dành cho những người đi làm xa hoặc có bạn bè với người nước ngoài sẽ trao đổi qua đó. Một bức thư tiếng Anh sẽ bao gồm nhiều phần, mỗi phần đều có cách thức riêng. Sau đây, hãy cùng bác sĩ IELTS tìm hiểu về cấu trúc một lá thư tiếng anh trong bài viết “Hướng dẫn cấu trúc viết thư tiếng Anh đơn giản nhất”.
1. Các kiểu trình bày khi viết thư bằng tiếng Anh thông dụng
Trong cấu trúc viết thư tiếng Anh, có ba kiểu trình bày thường được sử dụng như là: block, semi – block và modified.
1.1 Trình bày thư bằng tiếng Anh kiểu Block
Đây là dạng thư trình bày khá thông dụng trong cấu trúc viết thư bằng tiếng Anh. Khi viết bài người viết chỉ cần căn dòng theo lề trái, nhưng khi xuống dòng chữ của mỗi đoạn khi viết không cần thụt vào trong như văn bản thông thường.
1.2 Trình bày bằng tiếng Anh kiểu Modified Block
Cũng tương tự như dạng Block, dạng thư Modified Block trong cấu trúc viết thư tiếng Anh cũng sẽ được căn thẳng lề trái. Bên cạnh đó, mục địa chỉ tác giả, ngày tháng và lời kế sẽ được căn trái khoảng 3 inch. Những đoạn văn bản này viết thẳng, không lùi dòng.
1.3 Viết thư bằng tiếng Anh kiểu Semi – Block
Ở dạng trình bày này, văn bản sẽ được căn thẳng lề trái trừ những phần ngày, tháng, địa chỉ cùng lời kết. Ngoài ra, các phần đầu ở mỗi đoạn văn sẽ được viết lùi vào một ô.
2. Các cấu trúc viết thư tiếng Anh
2.1 Chủ đề thư (Heading)
Ở phần này, các thông tin của người được thể hiện rõ như sau:
- Họ tên người gửi
- Địa chỉ
- Thông tin liên lạc
- Ngày tháng và địa chỉ người nhận
Khi áp dụng cấu trúc viết thư bằng tiếng Anh, ngày tháng trong thư viết theo dạng tháng, ngày rồi mới đến năm. Với các thư formal, thông tin người nhận phải thể hiện đầy đủ bao gồm: họ, tên, địa chỉ nhận, chức vụ, thông tin liên lạc,…
Ngoài ra, cần có đoạn dẫn mở đầu để dẫn vào
Ví dụ: Thank you for your letter. I’m sorry I haven’t written for so long but I’ve been really busy studing English to pass B1 test. It’s great to hear that your all family are fine.
2.2 Nội dung thư (Body)
Trong cấu trúc viết thư tiếng Anh, body là phần quan trọng, thể hiện rõ toàn bộ nội dung của bức thư. Phần này sẽ bao gồm những mục cần lưu ý như: chủ đề, chào hỏi và nội dung chính.
Ở nội dung bức thư, cần được trình bày tất cả các lý do và sự việc cần viết. Nếu bạn viết thư cho bạn bè, người thân, nên sử dụng loại câu không quá trang trọng. Với những bức thư quan trọng, cần sự trang trọng (formal), bạn cần chú ý tuyệt đối những lỗi ngữ pháp, sử dụng câu và lựa chọn những từ ngữ có tính học thuật.
Trong phần nội dung của bức thư, phải trình được tất cả lý do và sự việc. Ví dụ, nếu viết thư xin việc, bạn phải tập trung nhấn mạnh, thể hiện được điểm mạnh bản thân, kinh nghiệm làm việc cũng như lý do tại sao bản thân phù hợp với công việc đang tuyển dụng.
2.3 Lời kết
Khi kết thư, để đúng với cấu trúc viết thư tiếng Anh nên chứa đầy đủ lời chào cũng như chữ kỹ. Đặc biệt, ở phần chào mở đầu và lời kết nên có sự thống nhất. Nếu bạn mở đầu bằng “Sir”- kết thúc bằng “Faithfully, mở đầu bằng tên người thì sẽ kết thúc bằng “Sincerely”.
Đừng quên ở cuối thư phải ký và ghi rõ họ tên người gửi.
Ví dụ: I have to get back to work now. I am looking forward to hearing from you soon.
Bài viết liên quan:
Cấu trúc câu hỏi trong tiếng Anh
Các cấu trúc viết lại câu trong tiếng Anh
3. Một số điều cần lưu ý khi viết thư bằng tiếng Anh
Để đáp ứng được một cấu trúc viết thư tiếng Anh, ngoài những nội dung quan trọng, hình thức cũng là điều không thể bỏ qua. Để hoàn thiện được đầy đủ các cấu trúc lá thư tiếng Anh ta cần lưu ý:
- Hạn chế viết những từ viết tắt trong thư, đặc biệt là những thư mang tính trang trọng. Ví dụ: thay vì viết “I’am, I’ll, I don’t, I’ve seen’, hãy viết ‘I am, I will, I have seen, I do not, …”
- Nên lịch sự và nhã nhặn khi viết: dùng “dear” ở phần đầu thư, và dùng “please” khi bạn muốn yêu cầu một việc gì đó.
- Để lá thư thêm lịch sự, nên dùng ‘would like’ thay cho ‘want’, ‘could’ hoặc ‘may’ thay cho ‘can’ và ‘would thay cho ‘will’.
- Nên viết thư với nội dung ngắn gọn, súc tích. Dùng những câu ngắn, không dùng liên tiếp nhiều câu phức cùng lúc. Phải có thành phần đầy đủ và đúng cấu trúc viết thư tiếng Anh.
- Chú ý đến những dấu chấm câu như: chấm, chấm phẩy, hai chấm,…
- Tránh lỗi chính tả, lỗi văn phong.
- Tránh viết những câu khó đọc, khó hiểu gây hiểu lầm.
Chú ý đến phần kết thư: Regards, Best Regards, – hai cách này dùng thông dụng trong nhiều tình huống. Sincerely Yours, – dùng trong thư xin việc, thư khiếu nại, thư mời do mang nghĩa “chân thành”. Faithfully Yours, – dùng trong thư trả lời của nhà cung cấp cho khách hàng.
4. Các cấu trúc viết thư tiếng Anh thường dùng
Phần chào đầu của thư
Trang trọng
- Dear Mr / Mrs + Surname Hello
- Dear Sir or Madam
Thân mật
- Hello / Hi + name
- Dear + name
Bắt đầu nội dung thư
Trang trọng
- Thank you for your letter/ email about…
- Many thanks for your letter / email.
- I am writing to request information about …
- I am writing with reference to your letter.
- I would like to offer congratulations on…
- Let me congratulate you on…
Thân mật
- Thanks for your letter/ email.
- Thanks for writing to me.
- I am writing to tell you about…
- Guess what?
- How are things with you?/ What’s up?
- How are you? / How was your holida
Kết thúc lá thư
Trang trọng
- Yours faithfully
- Your sincerely
- Regards/ Best regards/ Kind regards.
Thân mật
- Best wishes.
- Love.
- All the best.
Xem thêm:
Cách viết thư hỏi hàng bằng tiếng Anh
Viết đoạn văn về kì nghỉ hè bằng tiếng Anh
Viết thư kể về chuyến du lịch bằng tiếng Anh
5. Lời kết
Trên đây, Bác sĩ IELTS đã hướng dẫn cấu trúc viết thư tiếng Anh đơn giản nhất. Mong rằng thông qua bài viết này, các bạn sẽ có cái nhìn chi tiết hơn về nội dung và hình thức của một lá thư tiếng Anh. Chúc các bạn sau sẽ xóa tan rào cản khi viết thư bằng tiếng Anh trong thời gian sớm nhất.
