Khi các bạn trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ. Đôi lúc, cũng sẽ gặp phải những vấn đề khiến bạn không hài lòng. Vậy làm thế nào để viết lá thư phàn nàn bằng tiếng Anh ngắn gọn nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ nội dung và lịch sự. Cùng Bác sĩ IELTS tìm hiểu ngay nhé!
1. Thư phàn nàn là gì?
Thư phàn nàn (Complaint letter) là một loại thư viết để bày tỏ sự không hài lòng hoặc phàn nàn về một vấn đề cụ thể, sản phẩm, hoặc dịch vụ nào đó. Thư này thường được gửi đến một tổ chức, công ty, hoặc cá nhân có liên quan để yêu cầu giải quyết vấn đề hoặc cung cấp giải pháp.
Gửi thư viết tay hoặc gửi email là phương thức nhanh chóng và chuyên nghiệp khi viết thư phàn nàn đối với các doanh nghiệp, tập đoàn lớn. Ở lá thư này, ngoài cần đảm bảo về mặt nội dung bạn cũng cần giữ thái độ lịch sự và sự mong muốn sửa đổi, hồi đáp từ phía cá nhân/ doanh nghiệp.
2. Cấu trúc bài viết lá thư phàn nàn bằng tiếng Anh ngắn gọn và đầy đủ nhất
Người viết có thể viết thư viết tay hoặc thư điện tử email để gửi thư phàn nàn đến nơi mình mong muốn. Nhưng chung quy lại, cấu trúc bài viết thư phàn nàn tiếng Anh thường có 3 phần. Nắm chắc cấu trúc viết thư phàn nàn bằng tiếng anh sẽ giúp cho nội dung lá thư của bạn không lan man.
3 phần trong cấu trúc bài viết lá thư phàn nàn bằng tiếng Anh gồm:
- Opening (phần mở đầu): Phần này cần đảm bảo có đầy đủ các nội về ngày, tháng, năm viết thư. Gửi lời chào đến cá nhân/ tổ chức bạn gửi đến và nêu được mục đích, lý do bạn viết lá thư phàn nàn này.
- Body (phần nội dung): Ở phần body cần trình bày được nội dung chính của lá thư. Trình bày những vấn đề khó chịu mà bạn gặp phải và có thể đề xuất giải pháp bạn mong muốn cho tổ chức, doanh nghiệp đó.
- Ending (kết thư): Cuối cùng, đến phần kết thư bạn cần đảm bảo đầy đủ nội dung về thông tin liên hệ để cá nhân/ tổ chức có thể liên hệ với bạn sau khi đọc thư. Bên cạnh đó, bạn cũng cần gửi lời chào và để lại chữ ký ở cuối lá thư để thể hiện sự chuyên nghiệp.
Xem thêm:
Viết email cảm ơn bằng tiếng Anh
Cách viết thư hỏi hàng bằng tiếng Anh
3. Cách viết nội dung lá thư phàn nàn bằng tiếng Anh ngắn gọn, hiệu quả
Bạn vừa được tìm hiểu về khái niệm và cấu trúc để viết một lá thư phàn nàn bằng tiếng anh ngắn gọn nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ nội dung. Vậy làm như thế nào để viết nội dung trong 3 phần của lá thư phàn nàn hay nhất? Cùng Bacsiielts tìm hiểu ngay sau đây.
Opening (phần mở đầu)
Lời chào cao hơn mâm cổ luôn đúng trong mọi trường hợp kể cả viết thư. Vì thế, khi viết mở đầu lá thư phàn nàn không thể thiếu việc viết lời chào (Salutation).
Có thể sử dụng các cụm từ như thế này trong phần lời chào của thư phàn nàn bằng tiếng Anh:
Dear Name/ Sir/ Madam/ Department (có thể ghi rõ tên, nếu biết tên cụ thể người nhận) Ngoài ra, nếu không có thông tin cụ thể thì dùng Sir/Madam/Department.
Việc viết lời chào (Salutation) này giúp nêu rõ lá thư được gửi đến ai và gửi lời chào đến họ ở phần đầu của tài liệu.
Sau khi gửi lời chào, bạn nên đi thẳng vào tình huống/ vấn đề bức xúc mà bạn gặp phải và muốn gửi thư phàn nàn. Những cấu trúc câu có thể dùng ở phần này gồm:
- I am writing to complain about …(Tôi viết thư này để khiếu nại về …)
- We would like to inform you that …(Chúng tôi muốn thông báo cho bạn rằng …)
- I am writing to place a complaint against …(Tôi viết thư này để khiếu nại đối với…)
Để viết lá thư phàn nàn bằng tiếng Anh ngắn gọn bạn cần lưu ý:
- Đi thẳng vào vấn đề (động cơ viết thư của bạn, vấn đề bạn muốn phàn nàn là gì?)
- Hãy dùng từ ngữ và giữ thái độ lịch sự với người nhận thư phàn nàn. Vì có thể họ không phải là người sai phạm.
- Cần cung cấp thông tin chính xác, chi tiết về vấn đề bạn gặp phải (chẳng hạn như thời gian hoặc ngày, tháng hoặc năm).
Body (phần nội dung)
Phần tiếp theo yêu cầu bạn mô tả vấn đề bạn gặp phải và cách giải quyết mà bạn mong muốn. Chúng ta có thể sử dụng các mẫu câu sau đây làm ví dụ:
Đưa ra mô tả chính xác và cụ thể để người đọc dễ tiếp cận về vấn đề:
- I think the reason is that …( Tôi nghĩ lý do là…)
- Could you tell your department to check the …? (Bạn có thể yêu cầu bộ phần của bạn kiểm tra…?)
- I would appreciate your looking into this. (Tôi sẽ đánh giá cao việc bạn xem xét điều này…)
- I have to say that …( Tôi phải nói rằng…)
Tiếp đến, bạn cần đưa ra những giải pháp mà bạn mong muốn. Để người nhận có thể xem xét và đáp ứng những giải pháp mà bạn đề ra trong lá thư phàn nàn này.
- I think the best solution would be …( Tôi nghĩ giải pháp tốt nhất sẽ là …)
- I would much appreciate it if you …( Tôi sẽ đánh giá cao nếu bạn …)
- I think the best way to solve the problems is to …(Tôi nghĩ cách tốt nhất để giải quyết vấn đề là …
Ending (kết thư)
Cách viết lá thư phàn nàn bằng tiếng anh hay, không chỉ nên chú trọng phần mở đầu hay phần nội mà cũng cần chú trọng phần kết thư.
Ở phần kết này, bạn cần cho người nhận thấy được đầy đủ thông tin của bạn để họ dễ dàng liên hệ. Có thể sử dụng những câu như:
- You can contact me on …. to discuss this matter further. (Bạn có thể liên hệ với tôi theo số….. để thảo luận thêm về vấn đề này.)
- Please reply me by email… or phone number… (Vui lòng phản hồi lại tôi qua email… hoặc số điện thoại…)
Thêm vào đó, bạn nên thể hiện sự mong chờ hồi đáp từ người nhận bằng những câu như:
- Please reply me as soon as possible (Vui lòng phản hồi lại với tôi trong thời gian sớm nhất).
- I hope you will look into the matter and give me an immediate reply: Tôi hy vọng bạn sẽ xem xét vấn đề này và phản hồi tôi sớm.
Cuối cùng, để thể hiện sự chuyên nghiệp trong lá thư phàn nàn. Bạn đừng quên để lại lời chào và chữ ký của mình ở cuối lá thư.
4. Top 3 mẫu thư phàn nàn bằng tiếng Anh
Sau khi đọc qua về cách viết lá thư phàn nàn bằng tiếng Anh ngắn gọn. Chắc bạn cũng đã hình dung phần nào về bố cục và nội dung cần khi viết một bức thư phàn nàn bằng tiếng anh. Để có cái nhìn cụ thể hơn, sau đây Bacsiielts sẽ giới thiệu cho các bạn các bài mẫu thư phàn nàn bằng tiếng anh phổ biến nhất.
Mẫu thư phàn nàn 1: Phàn nàn cửa hàng thời trang
Dear Sir,
My name is Jessica. I purchased online a dress from your shop and my order number is #26102001. However, against all my expectations, I was fairly dissatisfied with the quality of the product and its delayed arrival.
Firstly, I placed the order online on the 15th of January. But not until two weeks had gone by did I receive this product while you promised to send it to me for around 6 days. Secondly, the product I got is a faulty one and it is far different from what I saw on the website. The cloth material and patterns of the dress only have a few similarities in comparison with the product you suggested to me. In addition, you gave me a yellow one instead of sending me a white dress as I ordered.
I will not demand a refund but please arrange for a replacement of this product at the earliest. I hope you will look into the matter and give me an immediate reply.
Yours faithfully,
Jessica
Dịch:
Xin chào ngài,
Tên của tôi là Jessica. Tôi đã mua trực tuyến một chiếc váy từ cửa hàng của bạn và số đơn đặt hàng của tôi là #26102001. Tuy nhiên, trái với mọi mong đợi của tôi, tôi khá không hài lòng với chất lượng của sản phẩm và việc giao hàng chậm trễ.
Đầu tiên, tôi đặt hàng trực tuyến vào ngày 15 tháng 1. Nhưng phải đến hai tuần trôi qua tôi mới nhận được sản phẩm này trong khi bạn hứa sẽ gửi cho tôi trong khoảng 6 ngày. Thứ hai, sản phẩm tôi nhận được bị lỗi và khác xa với những gì tôi thấy trên trang web. Chất liệu vải và hoa văn của váy chỉ có một vài điểm tương đồng so với sản phẩm bạn gợi ý cho tôi. Ngoài ra, bạn còn đưa cho tôi một chiếc màu vàng thay vì gửi cho tôi một chiếc váy trắng như tôi đã đặt.
Tôi sẽ không yêu cầu hoàn lại tiền nhưng vui lòng sắp xếp để thay thế sản phẩm này sớm nhất. Tôi hy vọng bạn sẽ xem xét vấn đề này và phản hồi tôi sớm.
Trân trọng,
Jessica
Mẫu thư phàn nàn 2: Phàn nàn rạp chiếu phim
Dear Sir/ Madam,
I went to Big Star cinema which belongs to your company last Saturday, and I must say that it was the worst experience at a cinema I have ever had. I came there to watch the film Avengers at 7 pm, but I had to leave early when the film did not finish due to some unwanted events.
First of all, I had purchased a pair of tickets online and paid via my credit card; however, when I came to check in, the staff said that he did not receive any confirmation of my tickets and I had to buy new ones. I really wanted to watch it so I agreed with him even though I was a little bit confused and upset. I also bought a large box of popcorn and two cups of soft drink, but the service staff only gave me a medium sized box after he had charged me enough money for the large one. I did not have a chance to complain because there were too many people on the line, and he also did not mind to listen to me.
When I finally found my seat inside the theater, I had to clean it up myself because it seemed that the janitor did not clean the area after the last movie. I was sitting there and wondering that why did I even need to spend a whole lot of money to get the anger and unsatisfactory. My friend was upset, too; but we tried to watch the movie because we had already suffered till that moment. However, some of the kids started to screaming and crying out loud but none of the staffs seemed to care about that. That was the last straw for us, and we decided to leave immediately even though it was just 15 minutes into the movie.
I hope that you can take my complain serious and have a plan to improve your service. I will still come back for the next movie and expect a change.
Thank you for your time.
Sincerely,
Leon.
Dịch:
Thưa ông / bà,
Tôi đã đến rạp chiếu phim Big Star thuộc công ty của bạn vào thứ bảy tuần trước và tôi phải nói rằng đó là trải nghiệm tồi tệ nhất ở rạp chiếu phim mà tôi từng có. Tôi đến đó để xem phim Avengers lúc 7h tối nhưng phải về sớm khi phim chưa kết thúc vì một số sự kiện không mong muốn.
Trước hết, tôi đã mua một cặp vé trực tuyến và thanh toán qua thẻ tín dụng của mình; tuy nhiên khi tôi đến nhận phòng thì nhân viên lại nói không nhận được xác nhận vé của tôi và tôi phải mua vé mới. Tôi rất muốn xem nên đã đồng ý với anh ấy dù có chút bối rối và khó chịu. Tôi cũng mua một hộp bỏng ngô lớn và hai cốc nước ngọt nhưng nhân viên phục vụ chỉ đưa cho tôi một hộp cỡ vừa sau khi đã tính đủ tiền cho hộp lớn. Tôi không có cơ hội phàn nàn vì có quá nhiều người trên đường dây, và anh ấy cũng không ngại lắng nghe tôi.
Cuối cùng, khi tìm được chỗ ngồi trong rạp, tôi phải tự mình dọn dẹp vì có vẻ như người gác cổng đã không dọn dẹp khu vực này sau bộ phim cuối cùng. Tôi ngồi đó và tự hỏi tại sao mình lại phải bỏ ra rất nhiều tiền để nhận được sự tức giận và không hài lòng. Bạn tôi cũng buồn bã; nhưng chúng tôi đã cố gắng xem phim vì chúng tôi đã phải chịu đựng cho đến thời điểm đó rồi. Tuy nhiên, một số đứa trẻ bắt đầu la hét và khóc to nhưng dường như không có nhân viên nào quan tâm đến điều đó. Đó là giọt nước tràn ly cuối cùng đối với chúng tôi, và chúng tôi quyết định rời đi ngay lập tức dù phim chỉ mới chiếu được 15 phút.
Tôi hy vọng rằng bạn có thể xem xét khiếu nại của tôi một cách nghiêm túc và có kế hoạch cải thiện dịch vụ của mình. Tôi vẫn sẽ quay lại xem bộ phim tiếp theo và mong đợi một sự thay đổi.
Cảm ơn bạn đã dành thời gian.
Trân trọng,
Leon.
Mẫu thư phàn nàn 3: Phàn nàn về món ăn nhà hàng
Dear Madam,
I am writing to complain about the quality of service at your restaurant on October 3, 2023.
That evening, I went to your restaurant at 99 Hoang Hoa Tham for dinner. However, the beefsteak that I ordered was not hot. I have discussed this with the staff here but did not receive support.
Therefore, I look forward to hearing from you as soon as possible on this matter.
Please reply to me at 0900.689.xxx.
Thank you for reading this letter of mine.
Best regards,
Anna.
Dịch:
Thưa bà,
Tôi viết thư này để khiếu nại về chất lượng dịch vụ tại nhà hàng của bạn vào ngày 3 tháng 10 năm 2023.
Tối hôm đó tôi đến nhà hàng bạn ở 99 Hoàng Hoa Thám để ăn tối. Tuy nhiên, món bò bít tết mà tôi gọi không nóng. Tôi đã trao đổi vấn đề này với nhân viên ở đây nhưng không nhận được sự hỗ trợ.
Vì vậy, tôi mong nhận được phản hồi từ bạn sớm nhất có thể về vấn đề này.
Hãy trả lời tôi theo số 0900.689.xxx.
Cảm ơn bạn đã đọc lá thư này của tôi.
Trân trọng,
Anna.
Tham khảo thêm:
Thư giới thiệu tiếng Anh là gì?
Mẫu thư confirm bằng tiếng Anh
Mẫu thư đặt hàng bằng tiếng Anh
5. Lời kết
Viết lá thư phàn nàn bằng tiếng Anh ngắn gọn sẽ vô cùng đơn giản nếu bạn đọc qua bài viết trên của Bacsiielts. Mong rằng những thông tin trên sẽ giúp ích được bạn trong học tập và cuộc sống. Chúc bạn một ngày học tập và làm việc đầy năng lượng!
