Bạn đang gặp khó khăn trong việc viết thư xác nhận bằng tiếng Anh? Bạn không biết format đúng chuẩn để viết? Đừng lo, bài viết dưới đây sẽ cung cấp đủ cho bạn những kiến thức đủ, chuẩn về cách viết và format của một mẫu thư confirm bằng tiếng Anh.
1. Ý nghĩa của thư confirm là gì?
Confirm xem như một từ thân thuộc với mỗi người. Thông thường confirm được sử dụng với ý nghĩa xác nhận một vấn đề hay một sự việc cụ thể nào đó. Thư confirm là thư khẳng định, xác nhận lại những nội dung đã thống nhất giữa hai bên và thường được sử dụng trong môi trường doanh nghiệp, giữa đối tác với nhau hoặc giữa công ty và ứng viên.
2. Các bước để viết một mẫu thư confirm bằng tiếng Anh
Bước 1: Trình bày thư confirm theo một format có đầy đủ tên/ email người nhận, tên/ email người gửi, tiêu đề thư và chức vị
- Đây là bước quan trọng dùng để người nhận biết được người gửi xác định, hiểu rõ mục đích của người gửi thư với vấn đề gì, thường để xác nhận lại một nội dung, ý kiến nào đó mà cả hai đã thống nhất trước đó.
- Dưới đây là ví dụ cho trường hợp này:
From: Jessica Smith jessicasmith@abccompany.com.
To: John Fragrance johnfragrance@xyzcompany.com.
Subject: Confirmation of the meeting July 24,2023.
Bước 2: Sử dụng lời chào phù hợp với người nhận
Lời chào phải với đối tượng nhận thư, chức vị của người nhận cho phù hợp. Có thể mở đầu lời chào bằng:
Dear, Mr/ Mrs/ Ms/ Dr. + họ của người nhận (nếu là người nước ngoài) / + tên khi là người Việt Nam.
Bước 3: Khẳng định, xác nhận lại thông tin, vấn đề đã nhắc trước đó
Bạn cần phải đề cập ngắn gọn nhưng chi tiết các thông tin đã bàn bạc trước đó với giọng điệu chuyên nghiệp và đưa ra thời gian, địa điểm cụ thể tùy từng trường hợp. Một số mẫu câu ví dụ hay dùng:
- I am writing this email to confirm that…
- This email is written to confirm…
- This is to confirm that …
- I am pleased / glad to confirm…
- I am pleased to receive that email to confirm…
To: John Fragrance johnfragrance@xyzcompany.com.
Subject: Confirmation of the meeting July 24,2023.
Dear Mr. Fragrance,
I am writing this email to confirm that we will meet at 8.00 am, on August 9. Our meeting will take place at 92 Hai Ba Trung street to confirm our event.
Bước 4: Đề cập thêm nội dung, một số thông tin liên quan.
Bước này bạn có thể đề cập thêm những thông tin khác như điều lệ hợp đồng, thỏa thuận có ảnh hưởng. Đây là bước có thể có hoặc không.
Bước 5: Yêu cầu trao đổi thêm nếu cần.
Ở cuối thư, bạn có thể ghi thêm nếu người nhận có yêu cầu trao đổi thêm những thông tin khác. Một số câu hay dùng:
- Please reply to this email if you want to discuss this problem.
- Please contact me by this email when you have a question.
Bước 6: Lời chào ở cuối thư và chữ ký.
Một số lời chào chuyên nghiệp dành cho viết email:
- Best wishes,
- Best regards,
- Sincerely / Regards / Respectfully,
- Thank you,
Ngoài ra, bạn cần phải có thêm chữ ký đầy đủ thông tin liên hệ ở cuối email.
Chẳng hạn,
Jessica Smith.
Marketing Director – ABC Company.
Phone: xx xxx xxxx.
Email: jessicasmith@abccompany.com.
Website: abccompany.vn.
Tham khảo thêm:
Cách viết thư hỏi hàng bằng tiếng Anh
Cách viết email cảm ơn bằng tiếng Anh
Cách viết email chào hàng bằng tiếng Anh
Cách viết email bằng tiếng Anh cho đối tác
3. Các bước đọc và sửa thư xác nhận
Các bước đọc và sửa thư xác nhận
Sau khi hoàn thành viết một email theo chuẩn format như trên, bạn cần phải đọc và chỉnh sửa lại những lỗi đánh văn bản, sai chính tả, ngữ pháp, từ vựng, dấu câu, thời gian, địa điểm (nếu có) để email trông chuyên nghiệp hơn. Đặc biệt hơn, bạn càng đọc cẩn thận, kỹ càng trước khi bấm nút gửi nếu thư xác nhận những việc liên quan đến kinh doanh của hai bên.
Một số trường hợp cần gửi thư xác nhận
- Xác nhận lịch phỏng vấn, lịch gặp gỡ đối tác.
- Xác nhận đơn đặt hàng.
- Xác nhận thư ứng tuyển.
- Xác nhận tình trạng làm việc .
- …
4. Một số lưu ý khi viết mẫu thư confirm bằng tiếng Anh
Lưu ý 1: Nên sử dụng tên đầy đủ ở phần ký tên.
Lưu ý 2: Nội dung thư ngắn gọn, chi tiết.
Lưu ý 3: Xác nhận với tinh thần mang tính nhắc nhở.
Lưu ý 4: Chỉ dùng Mrs khi đã xác định người đó đã kết hôn.
Lưu ý 5: Sử dụng font chữ, cỡ chữ phù hợp, có thể dùng font Times New Roman / Arial ở cỡ chữ 12,13.
Lưu ý 6: Dùng tên cho người Việt, dùng họ cho người nước ngoài.
Lưu ý 7: Sử dụng ngôn ngữ tiếng Anh trong thương mại.
5. Mẫu thư Confirm bằng tiếng Anh chuyên nghiệp mà bạn có thể tham khảo
Mẫu 1: Xác nhận cuộc hẹn
From: Jessica Smith jessicasmith@abccompany.com.
To: John Fragrance johnfragrance@xyzcompany.com.
Subject: Confirmation of the meeting July 24,2023.
Dear Mr. Fragrance,
I am writing this email to confirm that we will meet at 8.00 am, on August 9. Our meeting will take place at 92 Hai Ba Trung street to confirm our event. If you need to change your appointment, please let me know in advance.
I look forward to meeting you at the above time.
Best regards,
—————————————————-
Jessica Smith.
Marketing Director – ABC Company.
Phone: xx xxx xxxx.
Email: jessicasmith@abccompany.com.
Website: abccompany.vn.
Mẫu 2: Xác nhận đơn đặt hàng
From: Jessica Smith jessicasmith@abccompany.com.
To: John Fragrance johnfragrance@xyzcompany.com.
Subject: Confirmation of the meeting July 24,2023.
Dear Mr. Fragrance,
Thank you for your order with code #290804 on September 10, 2023. This email is to confirm your order for a laptop for 27,000,000 VND/pc. Goods will be delivered to you within 3-5 working days.
Best regards,
—————————————————-
Jessica Smith.
Customer Services – ABC Company.
Phone: xx xxx xxxx.
Email: jessicasmith@abccompany.com.
Website: abccompany.vn.
Mẫu 3: Xác nhận tham gia hội nghị
From: digitalmkttrend@gmail.com.
To: John Fragrance johnfragrance@xyzcompany.com.
Subject: Confirmation of the meeting July 24,2023.
Dear Mr. Fragrance,
Thank you for registering to attend the “Digital Marketing Trends” conference on September 30, 2023. This email is to confirm your registration. The conference will take place at 8:30 am at the Intercontinental Hotel.
Best regards,
——————————————————————–
Organization board – “Digital Marketing Trends”
Email: digitalmkttrend@gmail.com.
Website: digitalmarketing.com.
—————————————————————————————————————-
Xem thêm:
Mẫu thư đặt hàng bằng tiếng Anh
Mẫu email báo giá bằng tiếng Anh
Mẫu email mời họp bằng tiếng Anh
Mẫu email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh
Trên đây là bài viết hướng dẫn cách viết thư xác nhận bằng tiếng Anh đầy đủ và chuyên nghiệp. Bacsiielts.vn hi vọng sẽ là bài viết giúp những bạn gặp khó khăn hiểu và thực hiện được.