Bạn đang gặp khó khăn trong việc viết thư đặt hàng bằng tiếng Anh thì đừng lo đã có Bác sĩ IELTS giúp bạn. Chủ đề ngày hôm nay sẽ là hướng dẫn bạn cách viết thư đặt hàng và mẫu thư đặt hàng bằng tiếng Anh cho bạn dễ dàng tham khảo.
1. Cách viết thư đặt hàng bằng tiếng Anh
Thư đặt hàng (Order letter) là một bức thư yêu cầu cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ. Bức thư này có nhiệm vụ cung cấp những thông tin chi tiết, cụ thể về hàng hóa, dịch vụ mua bán. Và đây cũng là một cách để ghi chú lại các giao dịch đã thực hiện.
Thư đặt hàng sẽ bao gồm 2 phần như sau:
- Order form (Bảng đơn đặt hàng)
- Covering letter (Thư gửi kèm đơn đặt hàng)
Và đối với thư đặt hàng bạn cần đảm đủ các thông tin cơ bản như sau:
- Địa chỉ người gửi
- Ngày gửi
- Địa chỉ người nhận
- Lời chào (salutation)
- Nội dung của thư
- Lời kết thư và chữ ký
Giờ chúng ta sẽ đi chi tiết từng phần của một bức thư đặt hàng bằng tiếng Anh.
Order form – Bảng đơn đặt hàng
Đối với bảng đơn đặt hàng, bạn cần cung cấp chi tiết và đầy đủ thông tin như sau cho nhà cung cấp:
- Tên sản phẩm
- Số lượng sản phẩm
- Miêu tả, quy cách của sản phẩm
- Mã sản phẩm
- Giá của sản phẩm
- Số của đơn đặt hàng
Các thông trên sẽ được biểu diễn qua những gạch đầu dòng và bảng với mục đích trình bày rõ ràng nội dung đến với nhà cung cấp để tránh những sai sót.
Hãy tham khảo cách trình bày sau đây:
Buyer’s address – Địa chỉ nơi nhận hàng đặt hàng]
[Thời gian đặt]
Order no.
[Seller’s address – Địa chỉ nhà cung cấp]
| Item description | Cat.No | Quantity | Price $ per item | Total ($) |
| ……………………………. | ……………. | ………………. | ………………………….. | ……………. |
Amount due :
Terms of payment :
Requested delivery date :
Covering letter (Thư gửi kèm đơn đặt hàng)
Thư gửi kèm đơn hàng (covering letter) đóng vai trò nhắc lại các điều kiện, điều khoản quan trọng được hai bên thỏa thuận trước đó.
Trong thư gửi kèm đơn đặt hàng, bạn cũng nên tổng quát lại những thông tin cơ bản như tên, địa chỉ và đặc biệt lưu ý với những nội dung chính dưới đây:
- Opening (Câu mở đầu): Câu cảm ơn mở đầu cho thư chào hàng sẽ cho người nhận cảm giác đây là một đơn đặt hàng cần thiết và vô cùng quan trọng.
- Payment (Điều khoản thanh toán)
- Discount (Chiết khấu)
- Delivery (Thời gian giao hàng)
- Methods of delivery (Phương thức giao hàng)
- Packing (Quy cách đóng gói
- Câu kết (Closing)
Tham khảo thêm:
Viết email cảm ơn bằng tiếng Anh
Cách viết thư hỏi hàng bằng tiếng Anh
Viết lá thư phàn nàn bằng tiếng Anh ngắn gọn
Cách viết thư kể về chuyến du lịch bằng tiếng Anh
2. Từ vựng thông dụng khi viết thư đặt hàng bằng tiếng Anh
Dưới đây là bảng từ vựng thường xuyên được sử dụng trong thư đặt hàng bằng tiếng Anh:
| Từ vựng | Nghĩa |
| Place an order | Đặt hàng |
| Invoice | Hóa đơn |
| Item | Món hàng |
| Price | Giá |
| Quantity | Số lượng |
| Delivery | Giao hàng |
| Payment | Thanh toán |
| Accept your terms of payment | Chấp nhận các điều khoản thanh toán của bạn |
| Enclosed | Đính kèm |
| Packing | Đóng gói |
| Substitute | Hàng thay thế |
Lưu ý có các loại chiết khấu như sau:
- Trade discount: Chiết khấu dành cho đơn hàng số lượng lớn hoặc là người mua nhiều lần (thường sử dụng cho các nhà phân phối).
- Quantity discount: Chiết khấu cho người mua số lượng lớn
- Seasonal discount: chiết khấu có tính thời điểm, thường là mua hàng ngoài mùa vụ.
- Loyalty Discounts: Chiết khấu cho khách hàng thân thiết.
3. Các mẫu câu thường dùng trong thư đặt hàng tiếng Anh
Opening (câu mở đầu):
- We thank you for your offer No…. of/ dated …. and are pleased to place an order on the following terms and conditions.
(Chúng tôi cảm ơn lời đề nghị về … vào ngày … của các ngài và vui mừng đặt đơn hàng này với các điều khoản đi kèm sau.)
- Thank you for your offer, I would like to place a trail order for the … we discussed at the trade show last . Please find enclosed order No.…
(Cảm ơn về lời đề nghị của bạn, tôi muốn đặt một đơn hàng thử cho sản phẩm … mà chúng ta đã thảo luận ở cuộc triển lãm thương mại vào tuần trước. Vui lòng xem đơn đặt hàng số … được đính kèm dưới đây.)
Payment (Điều khoản thanh toán)
- With regard to terms of payment, we suggest that payment be made by irrevocable letter of credit.
(Về điều kiện thanh toán, chúng tôi đề nghị tiến hành bằng tín dụng thư không thể huỷ ngang.)
- And we agreed that payments would be made against quarterly statements …
(Và chúng ta đã đồng ý rằng thanh toán sẽ được trả theo quý…)
Discount (chiết khấu)
- Although I expected a higher trade discount than …%, I still placed this first order and hope that you will review this discount rate for the next orders.
(Mặc dù chúng tôi mong muốn mức chiết khấu thương mại cao hơn …% nhưng chúng tôi sẽ gửi đặt hàng đầu tiên này và hy vọng các ông sẽ xem xét lại mức chiết khấu này cho các đơn hàng khác trong tương lai.)
- If you are unable to make delivery on …, we are forced to cancel this order and to look for other suppliers.
(Nếu các ông không giao hàng được vào ngày …, chúng tôi buộc phải hủy đơn hàng này và tìm nhà cung cấp khác.)
Delivery (Thời gian giao hàng)
- If you are unable to make delivery on …, I am forced to cancel this order and to look for other suppliers.
(Nếu các ông không giao hàng được vào ngày …, tôi buộc phải hủy đơn hàng này và tìm nhà cung cấp khác.
Methods of delivery (Phương thức giao hàng)
- Please send the goods by express freight as we need them urgently.
(Xin hãy giao hàng qua đường chuyển phát vì chúng tôi cần chúng gấp.
- We advise delivery by air freight to avoid constant shortages of these goods.
(Chúng tôi khuyên bạn nên giao hàng bằng đường hàng không để tránh tình trạng thiếu hàng hóa liên tục.)
Packaging (Quy cách đóng gói)
- Packaging: according to export packaging, 100 pieces packed in wooden crates, numbered from 1 to 10 and marked with company name and symbol.
Đóng gói: theo quy cách đóng gói xuất khẩu, 100 chiếc đóng trong thùng gỗ, đánh số từ 1 đến 10 và có ghi tên và ký hiệu công ty
Closing (Câu kết)
- I look forward to your early confirmation of our order (confirmation of sales).
(Tôi mong nhận được xác nhận đơn hàng sớm từ quý công ty)
- We look forward to having your confirmation/ acknowledgement soon.
(Chúng tôi mong đợi nhận được xác nhận đơn hàng từ các ngài.)
- Please quickly confirm this order from us.
(Xin hãy nhanh chóng xác nhận đơn hàng này của chúng tôi.)
4. Mẫu thư đặt hàng bằng tiếng Anh
Tiếp đến, Bác sĩ IELTS sẽ cung cấp cho bạn 2 mẫu thư gửi kèm đơn đặt hàng bằng tiếng Anh để bạn tham khảo:
Mẫu 1
Ha Nam Company
30 Lang Ha, Hanoi
Tel: 987954321
28 November 2021
Technology Co., Ltd
75 Highland Street
Tokyo
Japan
Dear Mr. Brown
We thank you for your offer No.OF/765 of 27 Dec. 2021 for electric lamps and are pleased to enclose our order No.BE72 for 2,000 lamps. In addition, we would like to notify you about the information below.
The specifications are as per catalogue No.MN 982. Delivery is to be made in the middle of January 2022, and we reserve the right to refuse the goods after that time.
The prices should be understood by FOB Hai Duong port and we agreed that payments would be made against quarterly statements.
For this order, we have decided to accept the 20% discount you offered. However, we hope that Technology Ltd. can review this term for the upcoming transactions.
The goods should be packed in custom export, 200 units packed in a wooden crate.
We look forward to receiving your confirmation of our order soon.
Yours sincerely,
Nguyen Ha An
General Director
Enc. Order No.BE72
Dịch nghĩa
Chúng tôi xin cảm ơn đơn chào hàng số 765 vào ngày 27/12/2021 của quý công ty và xin gửi kèm thư này đơn đặt hàng số BE72 đặt mua 2,000 đèn bàn. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng muốn ngài chú ý về các thông tin sau:
Quy cách hàng hóa theo catalogue số MN 982, giao hàng vào giữa tháng 1 năm 2022, nếu chậm hơn công ty chúng tôi có quyền từ chối nhận hàng.
Đây là giá bán theo FOB Hải Dương và chúng tôi đã đồng ý rằng thanh toán sẽ được trả theo quý
Với đơn hàng này, công ty chúng tôi chấp nhận mức chiết khấu 20% nhưng hy vọng công ty Technology sẽ xem xét lại điều khoản này cho các giao dịch tiếp theo
Hàng hóa nên được đóng gói theo tập quán xuất khẩu, 200 đơn vị đóng trong thùng gỗ
Chúng tôi hy vọng nhận được thư xác nhận đơn hàng này từ ngài sớm.
Trân trọng
Nguyễn Hà An
Mẫu 2
Dear Sirs
I would like to place a trial order for the Samsung televisions we discussed at the trade show last month. Please find enclosed order No.85 for 440 Samsung televisions, at USD 380.00 per unit, CIF Hai Duong port. In addition, there are some following points that we need to remind you:
Delivery is to be made in one lot by the beginning of January in time for the Christmas sales period.
Payment is to be made in US dollars, by irrevocable letter of credit at sight, to be opened through Vietcombank, 10 days before the shipment, valid for 50 days, to the account at West Bank, London, in favor of the seller for the total value of the goods to be shipped.
We would appreciate it if you could give us a 15% discount on the purchases of such a large quantity.
We look forward to receiving your letter of confirmation soon and hope that the processing of this first order will lead to a good business relationship between the two companies
Yours sincerely,
Nguyen Minh Anh
General Director
Enc. Order No.70
Dịch nghĩa
Chúng tôi muốn đặt một đơn hàng thử cho tivi Samsung mà chúng ta đã thảo luận ở triển lãm thương mại tháng trước. Chúng tôi đã đính kèm đơn đặt hàng số 85 cho 440 chiếc tivi Samsung, giá CIF Hải Dương, 380 đô la Mỹ. Bên cạnh đó, có một vài điểm sau mà chúng tôi muốn công ty ngài chú ý:
Hàng phải được giao vào một chuyến vào đầu tháng 12 để kịp bán vào Giáng sinh
Thanh toán bằng đô-la Mỹ, bằng tín dụng thư không hủy ngang, trả tiền ngay, được mở qua Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam 15 ngày trước ngày giao hàng, có giá trị 50 ngày vào tài khoản ngân hàng NatWest, thành phố Luân-đôn cho người bán được hưởng toàn bộ giá trị hàng hóa sẽ được giao
Với số lượng đơn hàng lớn như vậy, chúng tôi đề nghị quý công ty hãy dành cho chúng tôi khoản chiết khấu 15%
Chúng tôi hy vọng sớm nhận được thư xác nhận đơn hàng của công ty và việc thực hiện tốt đơn hàng này sẽ đánh dấu sự khởi đầu tốt đẹp của quan hệ buôn bán giữa bên.
Xem thêm:
100 mẫu thư tiếng Anh thương mại
Mẫu thư confirm bằng tiếng Anh
Mẫu email mời họp bằng tiếng Anh
Mẫu email báo giá bằng tiếng Anh
Mẫu email chào hàng bằng tiếng Anh
Mẫu thư chia tay đồng nghiệp bằng tiếng Anh
Thế là, Bác sĩ IELTS đã cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết có trong đơn đặt hàng và cả mẫu thư đặt hàng bằng tiếng Anh mà để bạn dễ dàng tham khảo cách viết. Theo dõi Bác sĩ IELTS để biết thêm nhiều thông tin hữu ích nhé!