Giao tiếp với cấp trên thường không dễ dàng cho nhân viên. Một sai lầm nhỏ có thể ảnh hưởng đến uy tín của bạn. Vì vậy, việc viết email cho cấp trên cần phải cẩn thận và tỉ mỉ. Dưới đây, Bacsiielts sẽ hướng dẫn bạn cách viết email cho sếp một cách chuyên nghiệp để đảm bảo bạn để lại ấn tượng tích cực ngay từ lần đầu.
1. Những trường hợp cần viết mail cho sếp
Trước khi học cách viết email cho sếp, bạn nên hiểu những tình huống thường gặp khi cần sử dụng phương tiện này. Tại nơi làm việc, việc liên hệ với cấp trên thông qua email là khá phổ biến và cần thiết trong các tình huống sau:
- Xin phép nghỉ: Khi bạn cần xin thời gian nghỉ hoặc có lịch làm việc thay thế.
- Yêu cầu hỗ trợ công việc: Nếu bạn cần sự hỗ trợ hoặc hướng dẫn trong công việc.
- Đặt câu hỏi: Khi bạn cần trả lời một số câu hỏi hoặc sáng kiến liên quan đến dự án hoặc công việc.
- Xác nhận hoàn thành công việc: Khi bạn muốn thông báo rằng một nhiệm vụ đã hoàn thành.
- Yêu cầu gia hạn thời hạn: Khi bạn cần thêm thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ.
- Bày tỏ lòng biết ơn: Khi bạn muốn gửi lời cảm ơn và bày tỏ lòng biết ơn đến cấp trên.
- Chia sẻ thông tin quan trọng: Khi bạn cần chia sẻ thông tin quan trọng liên quan đến dự án hoặc công việc.
Viết email cho sếp một cách chuyên nghiệp trong những tình huống trên là quan trọng để duy trì một môi trường làm việc hiệu quả và tránh hiểu lầm.
2. Cách viết email cho sếp chuyên nghiệp
Để viết email cho sếp chuyên nghiệp cho những trường hợp vừa nêu trên, bạn cần tìm hiểu về cách viết email cho sếp chi tiết nhất mà Bác sĩ IELTS sẽ đề cập dưới đây.
Xác định mục đích viết email rõ ràng
Trước khi viết email, hãy tự trả lời câu hỏi mục đích viets email của bạn là gì đầu tiên. Điều này giúp bạn tập trung vào đúng mục đích cụ thể khi soạn thảo email và đảm bảo bạn bao gồm đầy đủ thông tin liên quan.
Ví dụ: nếu bạn muốn yêu cầu gia hạn thêm thời gian cho một dự án, đảm bảo rằng bạn nêu rõ thời hạn ban đầu đã đề ra, thời hạn mới bạn muốn đề xuất, và nêu lý do cụ thể cho yêu cầu của bạn.
Phần mở đầu chỉn chu, đầy đủ
Một cách viết email hiệu quả cho sếp cũng bao gồm việc phải có một phần mở đầu chỉn chu. Dòng chủ đề của email nên tóm tắt một cách ngắn gọn lý do bạn gửi thư. Một dòng chủ đề liên quan giúp người giám sát xác định mục tiêu của email, hiểu nội dung cơ bản, và ưu tiên email dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp.
Dưới đây là một số ví dụ về các dòng chủ đề bạn có thể sử dụng trong email gửi tới người giám sát:
- Tiêu đề: [Tên dự án hoặc nhiệm vụ] đã hoàn thành vào [ngày]
- Tiêu đề: Câu hỏi về [chủ đề]
- Tiêu đề: Yêu cầu thời gian nghỉ từ [ngày] đến [ngày]
- Tiêu đề:Yêu cầu gia hạn cho [tên dự án]
- Tiêu đề: Lời cảm ơn vì [lý do]
Lời chào nên đặt ngay sau dòng chủ đề và nên xác định tên và chức danh mà người giám sát của bạn muốn bạn sử dụng. Dưới đây là một số ví dụ về lời chào trong email gửi sếp:
- Thưa ông Vinh Nguyễn
- Xin chào cô Huệ
- Chào buổi chiều, An
Lựa chọn lời chào phụ thuộc vào mối quan hệ và ngữ cảnh giao tiếp giữa bạn và người giám sát của bạn. Nếu bạn không chắc chắn về cách xưng hô nào phù hợp nhất, bạn có thể hỏi trực tiếp người giám sát hoặc sử dụng một lời chào tổng quát như “Xin chào” hoặc “Chào anh/chị.”
Nêu rõ nguyên nhân/ lý do viết email
Bạn hãy cho biết lý do bạn gửi email ngay sau khi gửi lời chào đến sếp. Mở đầu email bằng cách đưa ra lý do của bạn sẽ giữ cho email ngắn gọn và rõ ràng, đi thẳng vào vấn đề. Sau đây là một số ví dụ về câu mở đầu đúng chuẩn:
- Hôm nay tôi muốn gửi email này để cảm ơn bạn vì [lý do].
- Tôi liên hệ với bạn hôm nay để xác nhận rằng [tên nhiệm vụ hoặc dự án] đã được hoàn thành vào [ngày và giờ].
- Tôi gửi email này muốn yêu cầu thời gian nghỉ từ [ngày] đến [ngày].
- Nhóm của tôi và tôi muốn yêu cầu xem xét gia hạn [tên nhiệm vụ hoặc dự án] từ [thời hạn ban đầu] sang [thời hạn mới].
Nêu nội dung các việc cần sếp xử lý chi tiết, rõ ràng
Nếu có khả năng, hãy cung cấp thông tin chi tiết hoặc giải thích về lý do gửi email. Việc giải thích chi tiết có thể giúp sếp của bạn hiểu rõ hơn về ngữ cảnh của tình huống, tuy nhiên, hãy đảm bảo không bao gồm thông tin cá nhân hoặc không liên quan. Dưới đây là một số ví dụ:
- Điều này quan trọng cần giải quyết bởi vì [giải thích lý do].
- Sự hỗ trợ của bạn sẽ có thể giúp cho [nêu rõ lợi ích].
- Sự gia hạn thời gian này là cần thiết vì [mô tả lý do].
Sau khi giải thích, hãy nêu ra các nhiệm vụ cụ thể nào bạn muốn người giám sát thực hiện khi xem xét email của bạn. Các nhiệm vụ này có thể là yêu cầu việc phê duyệt đề xuất dự án hoặc thay đổi thời hạn, xem xét lợi ích của thời gian nghỉ của bạn hoặc yêu cầu quyết định liên quan đến dự án. Dưới đây là một số ví dụ:
- Sau khi xem xét thông tin đính kèm, mong rằng bạn hãy [mô tả các hành động cần thiết].
- Hãy cho tôi thêm thông tin về [thông tin về chủ đề] để chúng ta có thể tiến hành các kế hoạch chi tiết cho hoạt động lần này.
Phần kết thúc email chuyên nghiệp, chỉn chu
Phần kết thúc của email là những dòng cuối cùng, nơi bạn có thể bày tỏ lòng biết ơn vì sếp đã dành thời gian xem xét. Bạn cũng cần nhắc lại thông tin quan trọng hoặc mời người giám sát đặt câu hỏi hoặc đưa ra ý kiến. Dưới đây là một số ví dụ về phần kết thúc email chuyên nghiệp:
Xin chân thành cảm ơn bạn đã dành thời gian xem xét email này của tôi.
Nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào, xin vui lòng liên hệ với tôi.
Tôi sẵn sàng để trao đổi thêm hoặc cung cấp thêm thông tin nếu bạn cần.
Phần chữ ký: Trân trọng, [Họ tên và chức danh của bạn]
3. Một vài mẹo giúp cho mail của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn
Cũng như những trường hợp gửi email cho khách hàng, đối tác,.. Gửi email cho sếp bạn cũng cần cẩn trọng từng chi tiết để thể hiện tính chuyên nghiệp. Dưới đây là một số mẹo bạn có thể áp dụng khi soạn email cho cấp trên của mình:
- Giữ email ngắn gọn: Bảo đảm rằng email của bạn chỉ chứa các điểm chính và loại bỏ thông tin không cần thiết. Sử dụng câu văn ngắn gọn và đơn giản để truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng.
- Sử dụng địa chỉ email công việc: Để duy trì tính chuyên nghiệp, hãy sử dụng địa chỉ email công việc khi gửi email cho cấp trên. Điều này đảm bảo rằng email của bạn sẽ không bị lọc ra hoặc bỏ lỡ.
- Đảm bảo email dễ hiểu: Vì người quản lý thường nhận được nhiều email hàng ngày, hãy làm cho nội dung email dễ hiểu. Điều này đặc biệt quan trọng khi cần họ đọc nhanh hoặc đọc lướt. Bạn có thể nhờ một đồng nghiệp đáng tin cậy kiểm tra email của bạn để đảm bảo tính rõ ràng.
- Kiểm tra lỗi: Trước khi gửi email, hãy đọc lại để tìm lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp và vấn đề về định dạng. Gửi một email không có lỗi chứng tỏ tính chuyên nghiệp và đảm bảo rằng thông điệp của bạn được truyền tải một cách chính xác.
Xem thêm:
4. Lời kết
Cách viết email cho sếp chuyên nghiệp nhất đã được Bacsiielts.vn đề cập đầy đủ trong bài viết vừa rồi. Mong rằng bài viết này sẽ giúp bạn hoàn thành tốt công việc và thể hiện được mình là một người làm việc chuyên nghiệp trong tất cả mọi việc.