Gửi email xin nghỉ việc là việc mà nhiều người phải đối mặt, nhưng không phải ai cũng biết cách làm một cách chuyên nghiệp và lịch lãm. Có nhiều cách để thông báo quyết định này cho cấp trên, trong đó, gửi một email xin nghỉ việc là phương pháp phổ biến. Hãy cùng đọc bài viết này để tìm hiểu cách viết email xin nghỉ việc một cách chuyên nghiệp bạn nhé.
1. Vì sao nên viết mail xin nghỉ việc?
Khi bạn đã đưa ra quyết định nghỉ việc, việc gửi thư hoặc email xin nghỉ việc có thể được hiểu như một thông báo chính thức đối với toàn bộ công ty về việc bạn sẽ rời khỏi tổ chức trong tương lai.
Dù bạn là một người mới vào nghề hoặc đã có nhiều kinh nghiệm, việc thông báo quyết định nghỉ việc một cách chuyên nghiệp rất quan trọng. Điều này giúp tổ chức có thời gian để tìm kiếm người thay thế và hỗ trợ bạn trong quá trình chuyển công việc một cách trôi chảy.
Email hiện nay được xem là một phương tiện truyền thông chính thức và tôn trọng trong môi trường làm việc. Email xin nghỉ việc không chỉ có giá trị như một văn bản xin nghỉ việc chính thức, mà còn là cách giúp duy trì mối quan hệ tốt với đồng nghiệp cũ. Vì vậy, bạn cần phải biết cách viết email xin nghỉ việc sao cho chuyên nghiệp nhất để để lại ấn tượng tốt với cấp trên.
2. Bí quyết để viết mail xin nghỉ việc chuyên nghiệp
Khi bạn đã đưa ra quyết định nghỉ việc, mọi người đều muốn ra đi một cách êm đềm và duy trì mối quan hệ tốt với sếp và đồng nghiệp mà họ đã gắn bó. Để đảm bảo điều này, hãy chú ý đến những điểm sau khi viết email xin nghỉ:
Lý do nghỉ việc cần phải thật sự thuyết phục
Đây là một phần quan trọng của thư xin nghỉ việc. Bằng cách đưa ra lý do hợp lý, bạn có cơ hội thuyết phục sếp đồng ý với quyết định của bạn, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình ra đi.
Hãy sử dụng hiểu biết về sếp cũng như tình hình trong công ty để đưa ra những lý do phù hợp. Tính chân thành trong lời viết cũng rất quan trọng, giúp sếp dễ cảm thông và đồng cảm với lý do bạn đưa ra.
Báo rõ thời gian bạn dự định sẽ nghỉ việc tại đây
Ghi rõ thời gian bạn dự định nghỉ việc là một bước quan trọng. Thông tin này giúp người quản lý nắm bắt được lịch trình của bạn và cũng giúp công ty có đủ thời gian để tìm kiếm người thay thế cho vị trí của bạn.
Theo quy định của Bộ luật Lao động năm 2019, kể từ năm 2021, người lao động cần thông báo trước ít nhất 45 ngày trước khi nghỉ việc khi có hợp đồng không xác định thời hạn. Với hợp đồng có thời hạn từ 12 – 36 tháng, thông báo trước ít nhất 30 ngày, và với hợp đồng dưới 12 tháng, chỉ cần thông báo ít nhất 3 ngày trước. Tuy nhiên, cũng cần xem xét các trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng mà không cần thông báo trước.
Nếu công việc của bạn phức tạp và cần nhiều thời gian để bàn giao, nếu có thể, bạn có thể đề nghị ở lại thêm một thời gian để hỗ trợ quá trình bàn giao công việc cho người mới. Điều này sẽ giúp bạn để lại ấn tượng tích cực với quản lý và đồng nghiệp.
Báo cáo đầy đủ những công việc còn chưa hoàn thành
Khi bạn quyết định nghỉ việc, thường sẽ còn lại một số công việc hoặc dự án chưa hoàn thành. Trong email xin nghỉ việc, nên nói rõ và chi tiết về tình trạng của những công việc đó, để sếp và công ty có cái nhìn rõ ràng về tình hình. Điều này giúp họ lựa chọn người thích hợp để tiếp quản và hoàn thành những công việc còn dang dở.
Đồng thời, bạn cũng nên cam kết sẽ cố gắng hoàn tất quá trình bàn giao công việc, duy trì thông tin liên hệ và hỗ trợ người nhận công việc trong trường hợp có vấn đề phát sinh. Hành động này không chỉ thể hiện tinh thần nhiệt huyết và tôn trọng đối với đồng nghiệp, mà còn cho thấy sự trách nhiệm và chuyên nghiệp trong cách bạn tiếp cận công việc của mình.
Không thể thiếu lời cảm ơn
Không nên quên lời cảm ơn khi viết email xin nghỉ việc. Dù thời gian làm việc ngắn hay dài, công việc đã mang đến cho bạn những kinh nghiệm quý báu. Vì vậy, hãy gửi lời cảm ơn chân thành đến sếp và những người đồng nghiệp đã hỗ trợ và tạo điều kiện cho bạn phát triển trong thời gian làm việc.
Lời cảm ơn không bao giờ là vô ích. Nó không chỉ là một biểu hiện của lịch sự, mà còn thể hiện sự chân thành và chuyên nghiệp của bạn trong quá trình kết thúc mối quan hệ làm việc.
Không nên đưa ra những lời phàn nàn, chỉ trích, phê phán
Dù bạn có bất mãn với tình hình làm việc, thư xin nghỉ việc nên được sử dụng như một cách thông báo lịch sự rằng bạn sẽ rời bỏ công việc hiện tại. Hãy sử dụng ngôn từ lịch lãm, tích cực và khách quan để viết email xin nghỉ việc, và nếu cần, giữ lại phản hồi hoặc góp ý chưa thỏa đáng cho các cuộc trò chuyện riêng sau này.
3. Cách viết email xin nghỉ việc sao cho thật khéo léo?
Để email xin nghỉ việc của bạn đầy đủ nội và chuyên nghiệp. Bạn cần biết về bố cục và cách viết email xin nghỉ việc của từng phần như thế nào. Dưới đây là nội cụ thể về cách viết đơn xin nghỉ việc qua email.
Phần 1: Mở đầu
Phần này bao gồm tên người nhận hoặc nơi nhận thư xin nghỉ việc – thông báo rõ ngày bạn chính thức kết thúc công việc và rời khỏi công ty. Hãy sử dụng ngôn từ đơn giản, trực tiếp, không cần hoa mỹ.
Ví dụ:
Kính gửi [tên người nhận hoặc nơi nhận thư],
Tôi viết thư này để thông báo chính thức rằng tôi sẽ nghỉ việc tại công ty với vị trí [chức danh]. Ngày làm việc cuối cùng của tôi sẽ là [ngày bạn chính thức nghỉ].
Phần 2: Cảm ơn
Việc bày tỏ lòng biết ơn trong email xin nghỉ việc là một phần quan trọng. Hãy cảm ơn công ty vì đã cung cấp cho bạn cơ hội làm việc và thể hiện sự biết ơn vì những kinh nghiệm quý báu bạn đã thu thập thông qua các dự án hoặc nhiệm vụ đã được giao.
Ví dụ:
Tôi xin chân thành cảm ơn công ty đã mang đến cho tôi cơ hội làm việc trong thời gian qua. Tôi đã trân trọng công việc của mình và những cơ hội mà tôi đã được công ty tin tưởng giao. Tôi đã học được rất nhiều từ các dự án như [liệt kê một số công việc đặc biệt bạn đã tham gia] và tôi tin rằng những kinh nghiệm này sẽ tiếp tục hỗ trợ tôi trong sự nghiệp sắp tới.
Phần 3: Bàn giao công việc
Phần này thể hiện tinh thần trách nhiệm và sự nghiêm túc đối với công việc của bạn. Hãy liệt kê các công việc đang trong quá trình thực hiện cần được hoàn thành, đồng thời tiến cử người thay thế để bàn giao lại công việc.
Bên cạnh đó, hãy thể hiện sự sẵn sàng hỗ trợ công ty trong quá trình chuyển giao công việc. Đảm bảo rằng bạn sẽ hoàn thành việc bàn giao công việc một cách suôn sẻ và sẵn sàng làm việc đến ngày cuối cùng.
Ví dụ:
Trong tháng cuối cùng của thời gian làm việc tại công ty, tôi cam kết hoàn thành những công việc còn dang dở và bàn giao chúng cho đồng nghiệp một cách triệt hạ. Tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ công ty trong quá trình chuyển giao và nếu cần, xin hãy thông báo cho tôi nếu có bất kỳ vấn đề gì.
Tôi chân thành chúc công ty luôn đạt được thành công và tôi hy vọng chúng ta sẽ duy trì mối quan hệ trong tương lai.
Trân trọng,
[Họ và tên]
Các bài viết có thể bạn sẽ quan tâm:
Cách viết email gửi CV xin việc
Cách viết email bằng tiếng Anh cho đối tác
Cách viết email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh
4. Một số lưu ý khi viết mail xin nghỉ việc
Bạn cần lưu ý những điều sau để email xin nghỉ việc của bạn được chuẩn chỉnh hơn. Những lưu ý khi viết email xin nghỉ việc bao gồm:
- Thể hiện lý do nghỉ việc một cách trung thực và thẳng thắn, bất kể lý do đó có nguồn gốc từ quyết định cá nhân hay hoàn cảnh bên ngoài.
- Tránh thể hiện quan điểm tiêu cực về cấp trên hoặc đồng nghiệp trong email xin nghỉ việc. Hãy sử dụng ngôn ngữ tích cực và hòa nhã.
- Rà soát kỹ lỗi chính tả trước khi gửi email là điều cần phải làm. Việc này giúp thể hiện sự chỉn chu và chuyên nghiệp.
- Tránh gửi email xin nghỉ việc quá muộn, tuân theo quy định về thời gian thông báo nghỉ việc trong Bộ luật Lao động. Việc gửi email quá muộn có thể gây khó khăn cho tổ chức tìm người thay thế và tạo ra những khó khăn trong quá trình ra đi của bạn.
5. Mẫu đơn xin nghỉ việc hoàn chỉnh
Bác sĩ IELTS đã tổng hợp 5 mẫu đơn xin nghỉ việc thông dụng nhất mà các bạn có thể tham khảo:
Mẫu email xin thôi việc tiêu chuẩn
Kính gửi [Tên người quản lý],
Tôi viết email này để thông báo chính thức về quyết định thôi việc tại vị trí [Tên vị trí của tôi] tại [Tên công ty]. Ngày làm việc cuối cùng của tôi sẽ là [Ngày nghỉ]. Tôi tiếc khi không còn làm việc tại [Tên công ty] trong thời gian sắp tới.
Trong thời gian làm việc tại [Tên công ty], tôi rất biết ơn mọi cơ hội và đã học được rất nhiều từ môi trường chuyên nghiệp và sự hỗ trợ nhiệt tình của đồng nghiệp. Làm việc tại [Tên công ty] thực sự là một trải nghiệm đáng nhớ trong sự nghiệp của tôi.
Trong [số tuần còn lại] tuần làm việc còn lại tại công ty, tôi cam kết hoàn thành những công việc còn dang dở và sẵn sàng hướng dẫn người thay thế để quá trình bàn giao công việc diễn ra một cách suôn sẻ. Xin vui lòng thông báo nếu tôi có thể hỗ trợ bất kỳ điều gì trong thời gian tới.
Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn sự tin tưởng và cơ hội mà [Tên công ty] đã mang đến cho tôi trong suốt thời gian qua. Tôi chúc [Tên công ty] luôn đạt được thành công và tôi hy vọng sẽ tiếp tục duy trì mối quan hệ trong tương lai.
Trân trọng,
[Họ và tên của bạn]
Mẫu email xin nghỉ việc vì nhận thấy vị trí không phù hợp
Kính gửi [Tên người quản lý],
Tôi viết email này để chính thức thông báo với anh/chị rằng tôi sẽ rời vị trí tại [Tên công ty] vào [Thời gian nghỉ việc].
Tôi chân thành cảm ơn vì đã có cơ hội làm việc tại [Tên công ty] trong thời gian vừa qua. Mặc dù tôi đã học được nhiều điều quý báu, nhưng sau khi xem xét kỹ lưỡng, tôi nhận thấy rằng vị trí hiện tại không phải là một sự phù hợp hoàn hảo cho tôi. Vì lý do đó, tôi quyết định tìm kiếm những cơ hội khác phù hợp với bản thân và để quý công ty có thể tìm được ứng viên phù hợp hơn cho vị trí này.
Tôi rất biết ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của tất cả mọi người trong suốt [Thời gian làm việc vừa qua]. Nếu anh/chị cần bất kỳ sự hỗ trợ nào để quá trình bàn giao công việc diễn ra suôn sẻ, xin hãy vui lòng thông báo cho tôi.
Chúc [Tên công ty] thành công và vững mạnh trong tương lai.
Trân trọng,
[Họ và tên của bạn]
Mẫu email xin nghỉ việc vì thay đổi nơi sống
Kính gửi [Tên quản lý],
Tôi viết email này để chính thức thông báo với anh/chị rằng tôi sẽ rời vị trí tại [Tên công ty] vào [Thời gian nghỉ việc].
Tôi rất lấy làm tiếc vì không thể cùng công ty đồng hành trong thời gian sắp tới. Vì có nhu cầu thay đổi nơi sinh sống, việc đi làm không còn thuận tiện như trước, và tôi rất tiếc phải tìm kiếm cơ hội phù hợp với tình hình hiện tại.
Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đến anh/chị và tập thể [Tên công ty] đã hỗ trợ và tạo cơ hội cho tôi có một thời gian làm việc suôn sẻ và học hỏi nhiều điều. Tôi hy vọng môi trường làm việc tiếp theo sẽ có đồng nghiệp đồng lòng và thân thiện như anh/chị.
Nếu anh/chị cần bất kỳ sự hỗ trợ nào để quá trình bàn giao công việc diễn ra suôn sẻ, xin hãy vui lòng thông báo.
Chúc [Tên công ty] thành công và vững mạnh trong tương lai.
Trân trọng,
[Họ và tên của bạn]
Mẫu email xin nghỉ việc vì phải quay lại việc học
Kính gửi [Tên quản lý],
Tôi viết email này như một thông báo chính thức về quyết định thôi việc tại vị trí (Tên vị trí của tôi tại [Tên công ty]. Ngày làm việc chính thức cuối cùng của tôi sẽ là (Ngày nghỉ).
Chương trình học thạc sĩ của tôi sẽ bắt đầu vào đầu tháng tới, do đó, tôi quyết định dừng công tác tại vị trí (Chức danh tại công ty). Tôi rất lấy làm tiếc vì sẽ không còn đồng hành cùng [Tên công ty] trong khoảng thời gian sắp tới.
Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến tất cả những trải nghiệm tuyệt vời tại [Tên công ty] trong suốt khoảng thời gian vừa qua. Nhờ sự giúp đỡ vô cùng nhiệt tình của các anh chị, khoảng thời gian làm việc tại công ty đã và sẽ luôn là nền tảng vững chắc cho tôi bước vào chặng đường học tập phía trước.
Trong thời gian còn lại tại công ty, tôi sẽ cố gắng hoàn thành tốt những công việc còn tồn đọng và hỗ trợ nhân sự mới hết sức có thể. Nếu có vấn đề gì, anh/chị hãy vui lòng thông báo.
Xin cảm ơn anh/chị một lần nữa vì tất cả những trải nghiệm tuyệt vời trong khoảng thời gian vừa qua. Rất mong được giữ liên lạc với công ty trong tương lai.
Trân trọng,
[Họ tên của bạn]
Mẫu email xin nghỉ việc đột xuất
Kính gửi [Tên người quản lý],
Tôi gửi email này như là thông báo chính thức về quyết định thôi việc tại vị trí [Tên vị trí của tôi tại [Tên công ty], có hiệu lực từ [Ngày từ chức]. Tôi xin gửi lời xin lỗi sâu sắc nhất đến anh/chị vì đã không thể thông báo trước ít nhất hai tuần.
Tôi rất lấy làm tiếc vì sẽ không thể đồng hành cùng [Tên công ty] trong khoảng thời gian sắp tới. Vì hoàn cảnh gia đình xảy đến đột ngột và ngoài tầm kiểm soát, dù không muốn nhưng tôi buộc phải dừng công tác tại [Tên công ty].
Để quá trình bàn giao công việc đơn giản hơn đối với nhân viên mới, tôi sẽ cố gắng hoàn
thành nhiều công việc nhất có thể trong thời gian chờ đợi xét duyệt. Tôi chân thành cảm ơn mọi
sự giúp đỡ và động viên từ mọi người trong suốt thời gian làm việc tại [Tên công ty].
Một lần nữa tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến công ty đã luôn hỗ trợ tôi hoàn thành công việc một cách suôn sẻ. Tôi rất biết ơn những lời khuyên chân thành từ anh/chị và tất cả những sự ủng hộ và động viên từ các đồng nghiệp yêu quý.
Tôi chúc công ty thành công và hy vọng vẫn sẽ giữ liên lạc với anh/chị.
Trân trọng,
[Họ tên của bạn].
Xem thêm:
Mẫu email mời họp bằng tiếng Anh
Mẫu email báo giá bằng tiếng Anh
Viết email cảm ơn bằng tiếng Anh kèm các mẫu
6. Lời kết
Mong rằng bài viết về cách viết email xin nghỉ việc của Bác sĩ IELTS sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình làm việc. Hãy theo dõi Bacsielts.vn thường xuyên để cập nhập thêm nhiều nội dung hữu ích bạn nhé.