Viết thư kinh doanh bằng tiếng Anh ngày càng trở nên phổ biến, đặc biệt với những người làm việc trong các lĩnh vực liên quan đến thương mại quốc tế. Bộ sưu tập gồm 100 mẫu thư tiếng Anh thương mại dưới đây sẽ giúp bạn viết những bức thư hoàn chỉnh và hiệu quả nhất.
1. Cấu trúc chuẩn của một lá thư tiếng Anh thương mại
Trước khi xem 100 mẫu thư tiếng Anh thương mại, bạn cần hiểu định dạng chuẩn cho một email kinh doanh bằng tiếng Anh là như thế nào. Cấu trúc tiêu chuẩn của một email thương mại sẽ bao gồm các phần sau:
Phần đầu thư (Letterhead)
Phần đầu thư (Letterhead) chứa các thông tin liên hệ của người gửi và thường bao gồm:
Tên người gửi thư/ email.
Địa chỉ cụ thể (bao gồm tên đường, thành phố và quốc gia).
Số điện thoại và địa chỉ email người gửi thư/ email.
Lưu ý rằng: Phần địa chỉ của người gửi thường được trình bày trong 3-4 dòng để tạo sự gọn gàng và chuyên nghiệp.
Date – Ngày tháng năm viết thư
Ngày tháng năm sẽ được viết theo cấu trúc: [Tháng] [Ngày], [Năm], ví dụ: November 20th, 2023. Hãy chú ý rằng sau ngày viết thư, không sử dụng dấu chấm câu.
Phần địa chỉ người nhận (Inside address) xuất hiện trong thư hình thức (formal) và chứa các thông tin liên quan đến người nhận thư, bao gồm:
Inside address – Địa chỉ của người nhận
Họ tên của người nhận.
Chức vụ của họ.
Tên công ty hoặc tổ chức mà họ đại diện.
Địa chỉ của họ.
Số điện thoại liên hệ.
Địa chỉ email liên lạc (nếu được cung cấp).
Subject – Chủ đề/ Tiêu đề email
Phần Chủ đề (Subject) trong thư tiếng Anh thương mại thường được bỏ qua, nhưng thực tế, việc sử dụng chủ đề giúp người đọc dễ dàng hiểu nội dung chính của thư.
Chủ đề luôn phải được gạch dưới và thường bắt đầu bằng “Subject:” hoặc “Re:”. Trong trường hợp bạn viết thư để ứng tuyển cho một vị trí công việc cụ thể, bạn có thể bắt đầu chủ đề bằng “Apply to:”.
Lưu ý: Sau từ “subject” hoặc “re”, hãy viết một câu chủ đề ngắn gọn, viết bằng chữ hoa và in đậm.
Phần Lời chào hỏi (Salutation)
Lời chào trong thư kinh doanh bằng tiếng Anh thường phụ thuộc vào việc bạn biết tên của người nhận hay không:
- Nếu bạn không biết tên người nhận, sử dụng “Dear Sir,” hoặc “Dear Madam,” để chào hỏi.
- Nếu bạn biết tên người nhận, hãy sử dụng “Dear Mr./Ms. + Tên,” để bắt đầu thư. Ví dụ: “Dear Mr. Lee,”
Hãy nhớ luôn kết thúc phần lời chào hỏi bằng dấu phẩy “,”.
Body of the letter – Nội dung chính của email
Phần nội dung của lá thư thường được chia thành ba phần chính:
Phần 1: Giới thiệu lý do viết thư và mục tiêu chính. Đây là phần để làm rõ tại sao bạn viết thư.
Phần 2: Trình bày thông tin và sự việc cần được thảo luận hoặc giải quyết. Đảm bảo rằng phần này chứa đầy đủ chi tiết quan trọng.
Phần 3: Thể hiện mong muốn hoặc yêu cầu cụ thể và khép lại nội dung thư. Phần này thường chứa đựng hy vọng và mong đợi của bạn.
Chia cắt nội dung thư thành ba phần này giúp đảm bảo rõ ràng và truyền đạt ý định một cách hiệu quả.
Phần lời chào và chữ ký cuối thư (Complimentary close & Signature)
Phần kết thúc lời chào (Complimentary close) thường xuất hiện trước phần ký tên trong lá thư. Sau đó là phần chữ ký (Signature) và thông tin liên hệ của người viết thư:
Trong phần kết thúc lời chào, bạn có thể sử dụng các cụm từ như “Sincerely,” hoặc “Best regards,” tùy thuộc vào mức độ quan hệ với người nhận.
Phần ký tên thường đi kèm với tên người viết thư và chức vụ của họ. Đôi khi, bạn cũng có thể bổ sung thông tin liên hệ như địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ email.
2. 100 mẫu thư tiếng Anh thương mại phổ biến nhất
Ví dụ cụ thể: Mẫu thư số 1 viết để hủy đơn hàng.
Sunrise Motors Pvt. Ltd.
Kolkata, West Bengal
Kolkata- 700001
12th October 2022
To
The Manager
Auto Parts & Accessories
Kolkata- 700065
Subject – Cancellation of order no. AP/567 dated 15th July 2022
Sir
I’m writing to request the cancellation of an order placed with you on 15th May 2022 under order number AP/567
This order was related to a project our company was involved in. However, we are no longer proceeding with that project and, as a result, we no longer require the items we had ordered from your company. Since this cancellation request is made within 10 days of placing the order, it complies with your company’s policies. No payment has been made, and there are no outstanding balances; our accounts are clear.
Please confirm the cancellation of this order as soon as possible. I will proceed with the cancellation payment once you confirm the cancellation. I have attached a copy of the original order receipt for your reference.
Thank you for your prompt attention to this matter.
Sincerely,
Safia
Purchase Manager
Tạm dịch:
Sunrise Motors Pvt. Ltd.
Kolkata, Tây Bengal
Kolkata- 700001
Ngày 12 tháng 10 năm 2022
Gửi đến
Quản lý
Auto Parts & Accessories
Kolkata- 700065
Chủ đề – Hủy đơn đặt hàng số AP/567 ngày 15 tháng 7 năm 2022
Ông
Tôi viết để đề nghị hủy bỏ một đơn đặt hàng đã được thực hiện với công ty của ông vào ngày 15 tháng 5 năm 2022, dưới số đơn hàng AP/567.
Đơn hàng này liên quan đến một dự án mà công ty của chúng tôi đã tham gia. Tuy nhiên, chúng tôi không tiếp tục thực hiện dự án đó và do đó, chúng tôi không còn cần các mặt hàng mà chúng tôi đã đặt hàng từ công ty của ông. Vì yêu cầu hủy đơn hàng này được thực hiện trong vòng 10 ngày kể từ khi đặt hàng, nó tuân theo chính sách của công ty của ông. Chưa có khoản thanh toán nào đã được thực hiện và do đó, không còn số dư nợ và tài khoản của chúng tôi đã rõ ràng.
Xin vui lòng xác nhận việc hủy đơn hàng này càng sớm càng tốt. Tôi sẽ tiến hành thanh toán hủy đơn sau khi ông xác nhận việc hủy đơn hàng. Tôi đã đính kèm một bản sao của biên nhận đơn đặt hàng ban đầu để ông tham khảo.
Cảm ơn ông đã chú ý đến vấn đề này kịp thời.
Trân trọng,
Safia
Quản lý Mua sắm
Ví dụ 2: Mẫu thư số 2 viết để báo trễ hạn hoàn thành đơn hàng
Justine & Brothers Ltd.
Lajpat Nagar
New Delhi- 112244
June 20, 2023
To
The Manager
Justine James
Mumbai, Maharashtra- 445511
Subject – Delay in Order Fulfillment
Dear Sir,
I am writing to inform you that your order, reference number 789/SF, originally scheduled for delivery on June 20, 2023, may experience a slight delay.
Due to an unexpected surge in demand during this busy season, we have received a significant influx of orders. Some of these are of an urgent nature and require immediate attention. However, I believe you will understand that this delay does not impact the urgency of your order. We will provide you with a confirmed delivery date shortly, and I assure you that your order will be dispatched no later than June 30, 2023.
We apologize for any inconvenience this delay may cause and appreciate your understanding. Please do not hesitate to contact us if you have any questions or concerns.
Thank you for your cooperation.
Sincerely,
Justine Sharma
Tạm dịch:
Justine & Brothers Ltd.
Lajpat Nagar
New Delhi- 112244
20 tháng 6 năm 2023
Gửi đến
Quản lý
Justine James
Mumbai, Maharashtra- 445511
Chủ đề – Trễ hạn trong việc hoàn thành đơn hàng
Ông thân mến,
Tôi viết để thông báo rằng đơn đặt hàng của ông, có số tham chiếu 789/SF, ban đầu được dự kiến giao vào ngày 20 tháng 6 năm 2023, có thể trải qua một sự trễ hạn nhỏ.
Do có sự gia tăng đột ngột trong nhu cầu trong mùa bận rộn này, chúng tôi đã nhận được một lượng lớn các đơn đặt hàng. Một số trong số chúng là cấp bách và đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức. Tuy nhiên, tôi tin rằng ông sẽ hiểu rằng sự trễ hạn này không ảnh hưởng đến tính khẩn cấp của đơn hàng của ông. Chúng tôi sẽ cung cấp cho ông ngày giao hàng đã xác nhận sớm, và tôi đảm bảo rằng đơn hàng của ông sẽ được gửi đi không muộn hơn ngày 30 tháng 6 năm 2023.
Chúng tôi xin lỗi về bất kỳ sự bất tiện nào mà sự trễ hạn này có thể gây ra và đánh giá cao sự thông cảm của ông. Xin đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi nếu ông có bất kỳ câu hỏi hoặc mối quan tâm nào.
Cảm ơn ông về sự hợp tác của ông.
Trân trọng,
Justine Sharma
Xem thêm các bài viết liên quan:
Mẫu email báo giá bằng tiếng Anh
Mẫu email mời họp bằng tiếng Anh
Viết email cảm ơn bằng tiếng Anh kèm các mẫu
3. Các mẫu câu thông dụng dùng trong thư tiếng Anh thương mại
Trong thư thương mại sẽ có một số mẫu câu thông dụng dùng trong các trường hợp khác nhau: Dưới đây là một số mẫu câu cho từng trường hợp mà Bác sĩ IELTS tổng hợp cho bạn:
Các mẫu câu thông dụng trong thư đặt hàng bằng tiếng Anh
- We appreciate the quotation you provided for…
Tạm dịch: Chúng tôi đánh giá cao báo giá mà bạn đã cung cấp cho…
- We wish to revoke our order number…
Tạm dịch: Chúng tôi muốn hủy đơn đặt hàng số…
- We’re delighted to make a purchase from your company for…
Tạm dịch: Chúng tôi rất hạnh phúc khi đặt hàng từ công ty của bạn cho…
- We can ensure that the delivery will be made before …(date)
Tạm dịch: Chúng tôi có thể đảm bảo giao hàng sẽ được thực hiện trước ngày…
- Kindly acknowledge the receipt of my order.
Tạm dịch: Vui lòng xác nhận đã nhận đơn đặt hàng của tôi.
- I’m glad to confirm the reception of your order number…
Tạm dịch: Tôi rất vui được xác nhận đã nhận được đơn đặt hàng số…
- It will require approximately (two/three) weeks to handle your order.
Tạm dịch: Việc xử lý đơn đặt hàng của bạn sẽ mất khoảng (hai/ba) tuần.
- We will expedite the processing of your order.
Tạm dịch: Đơn đặt hàng của bạn sẽ được xử lý càng nhanh càng tốt.
- Regrettably, these items are currently unavailable.
Tạm dịch: Thật đáng tiếc, hiện tại các mặt hàng này đã hết hàng hoặc không còn sẵn có nữa.
Các mẫu câu để xin lỗi trong thư tiếng Anh thương mại
- We apologize once more for …
Tạm dịch: Một lần nữa, xin hãy chấp nhận lời xin lỗi của chúng tôi về…
- I apologize for any inconvenience that may have arisen due to …
Tạm dịch: Tôi xin lỗi về mọi sự bất tiện mà có thể đã xảy ra do…
- I wish to say sorry for the (lateness, discomfort)…
Tạm dịch: Tôi muốn xin lỗi về (sự trễ, sự bất tiện)…
- We apologize for not responding promptly to …
Tạm dịch: Chúng tôi xin lỗi về sự trễ trong việc trả lời cho…
Các mẫu câu dành cho viết thư đề cập vấn đề yêu cầu thanh toán
- Settling the bill for …
Tạm dịch: Thanh toán số tiền cho…
- According to our records, we have not yet received …
Tạm dịch: Theo hồ sơ của chúng tôi, chúng tôi chưa nhận được…
- Kindly remit the payment at your earliest convenience.
Tạm dịch: Vui lòng chuyển khoản thanh toán ngay khi tiện.
- Based on the information I have on file …
Tạm dịch: Dựa trên thông tin trong hồ sơ của tôi…
- You will be issued a credit note in the amount of …
Tạm dịch: Bạn sẽ nhận được một phiếu ghi có giá trị là…
- The payment conditions I adhere to are as outlined below …
Tạm dịch: Các điều khoản thanh toán của tôi như sau…
Các mẫu câu khi viết thư để hỏi về giá thành
- I am pleased to provide a comprehensive quote.
Tạm dịch: Tôi vui lòng gửi đến bạn một bảng báo giá chi tiết.
- Kindly provide me with the list of prices.
Tạm dịch: Xin vui lòng gửi cho tôi danh sách giá.
- Be aware that my prices may change without prior notification.
Tạm dịch: Xin lưu ý rằng giá của tôi có thể thay đổi mà không cần thông báo trước.
- My price list and the latest catalog are included for your reference.
Tạm dịch: Bạn sẽ tìm thấy bảng giá của tôi và danh mục mới nhất đính kèm để tham khảo.
- I am prepared to provide a definite proposal for …
Tạm dịch: Tôi sẵn sàng đưa ra một đề xuất cụ thể về…
Các mẫu câu khi muốn liên hệ, kết nối liên lạc
- I am excited about the prospect of a highly successful partnership in the times ahead.
Tạm dịch: Tôi rất hồi hướng về khả năng có một mối quan hệ thành công trong tương lai.
- I would be delighted to engage in business dealings with your company.
Tạm dịch: Tôi rất vui lòng được thực hiện các giao dịch kinh doanh với công ty của bạn.
- We would be pleased to seize the excellent chance to collaborate with your firm.
Tạm dịch: Chúng tôi sẽ rất vui được tận dụng cơ hội tốt để hợp tác với công ty của bạn.
Các mẫu câu khi viết thư để xem xét, giải quyết vấn đề
- Please feel free to reach out if you need any additional help from me.
Tạm dịch: Nếu tôi có thể hỗ trợ thêm, xin hãy cho tôi biết.
- I trust that you can resolve this issue to meet my expectations.
Tạm dịch: Tôi hy vọng bạn có thể giải quyết vấn đề này để đáp ứng sự hài lòng của tôi.
- If there’s anything we can do to assist, don’t hesitate to get in touch with me.
Tạm dịch: Nếu chúng tôi có thể hỗ trợ bằng cách nào, xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi.
- To obtain more information …
Tạm dịch: Để biết thêm chi tiết…
- I trust that you are satisfied with this agreement.
Tạm dịch: Tôi tin rằng bạn hài lòng với thỏa thuận này.
- I appreciate your consideration of this matter.
Tạm dịch: Cảm ơn bạn đã xem xét vấn đề này.
- If you need additional information …
Tạm dịch: Nếu bạn cần thêm thông tin…
- I appreciate your assistance.
Tạm dịch: Cảm ơn sự hỗ trợ của bạn.
4. Một số lời khuyên khi viết thư tiếng Anh thương mại
Dưới đây là một số lời khuyên quan trọng khi viết thư tiếng Anh thương mại. Những lời khuyên này giúp đảm bảo rằng thư tiếng Anh thương mại của bạn sẽ truyền đạt thông tin một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.
- Chú tâm vào nội dung: Đảm bảo rằng thư của bạn tập trung vào vấn đề cốt lõi một cách rõ ràng, tránh việc lan man hoặc viết vòng vo.
- Sử dụng ngôn ngữ đơn giản: Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu. Tránh sử dụng ngôn ngữ phức tạp hoặc câu chữ ngắn gọn.
- Tránh từ viết tắt và hình thức ngắn gọn: Viết đầy đủ các từ và câu. Hãy sử dụng từ viết tắt chỉ khi chắc chắn người đọc hiểu và chấp nhận chúng.
- Mô tả sản phẩm và dịch vụ rõ ràng: Nếu bạn đặt hàng hoặc cung cấp sản phẩm/dịch vụ, mô tả chúng một cách chi tiết và rõ ràng để tránh hiểu nhầm.
- Thông tin về thanh toán và vận chuyển: Đề cập rõ ràng về phương thức thanh toán, hạn thanh toán, phí vận chuyển, và mọi chi tiết liên quan đến giao dịch.
- Sử dụng ngôn ngữ thích hợp: Duy trì một ngôn ngữ chuyên nghiệp và tôn trọng trong thư. Tránh sử dụng ngôn ngữ thô tục hoặc không thích hợp.
Tham khảo thêm:
Mẫu thư đặt hàng bằng tiếng Anh
Mẫu thư confirm bằng tiếng Anh
5. Lời kết
Ở bài viết trên, Bác sĩ IELTS đã chia sẻ với bạn 100 mẫu thư tiếng Anh thương mại phổ biến trong lĩnh vực Business English. Hy vọng rằng chúng có thể hữu ích cho bạn trong quá trình học tập và công việc liên quan đến ngành này, một lĩnh vực đang rất phát triển.