Trong công việc, đặc biệt là môi trường công sở thì các cuộc họp định kỳ hàng tuần, hàng tháng, hàng quý… luôn được lên kế hoạch và diễn ra thường xuyên đối với cả trong nội bộ công ty và cả những đối tác ngoài công ty. Do đó, việc viết email mời họp là rất quan trọng với một công ty. Ngoài ra, với xu thế hội nhập hiện nay, khi các công ty sẽ phát triển, mở rộng với các đối tác nước ngoài thì việc viết email mời họp bằng tiếng Anh lại càng trở nên phổ biến.
Hãy cùng Bác sĩ IELTS tham khảo ngay cách viết và các mẫu email mời họp bằng tiếng Anh chuẩn chỉnh dưới đây nhé!
1. Các mẫu email mời họp bằng tiếng Anh
Mở đầu cho bài viết này, hãy cùng tham khảo qua hai mẫu thư mời tham gia cuộc họp bằng tiếng Anh với hai mục đích khác nhau là mời họp trong nội bộ và với đối tác. Hãy cùng xem chi tiết tại bảng dưới đây:
Mẫu email tiếng Anh mời họp nội bộ
| Bản tiếng Anh | Dear Colleagues, How are you today? I hope you are doing well. I’m writing to you today to invite you to a meeting that I’d like to discuss some issues of our company that need addressing. The meeting will be at [date and time] in [place]. I hope to see you all there. Thanks and Best regards, [Your name]. |
| Bản dịch | Gửi các bạn đồng nghiệp, Ngày hôm nay của các bạn thế nào? Tôi hi vọng mọi thứ đều vẫn suôn sẻ. Tôi viết những dòng này để trân trọng mời các bạn tới dự buổi họp bàn bạc về một vài vấn đề của công ty đang cần giải quyết. Cuộc họp sẽ diễn ra tại [địa điểm] vào lúc [giờ, ngày tháng]. Tôi hi vọng sẽ gặp tất cả các bạn ở đó. Cảm ơn và trân trọng, [Tên của bạn]. |
Mẫu email tiếng Anh mời họp với đối tác
| Bản tiếng Anh | Dear Sir/ Madam, My name is [Your name] and I am contacting you on behalf of [Company name], which is [describe company activities]. I would like to request a meeting with the person in charge of [management/marketing department/etc] to discuss [topic or topics]. As my schedule is available all day this week, I could attend the meeting upon your request. However, I really appreciate your kindness if you can arrange/organize a meeting between [date and time 1] and [date and time 2] for better preparation/follow up the meeting. I am available at [telephone number] if your staff has any questions. Thank you very much for your time. I look forward to hearing from your office. Sincerely, [Your name]. [Title/ Company]. |
| Bản dịch | Kính gửi Ông/ Bà…, Tên tôi là [tên của bạn] và đại diện cho [Tên công ty], hoạt động về [mô tả hoạt động của công ty]. Tôi mong muốn đặt một cuộc họp với người phụ trách [người quản lý/ bộ phận tiếp thị/…] để bàn bạc về [chủ đề hoặc các chủ đề]. Tôi có thể sắp xếp thời gian để hẹn gặp vào bất cứ thời gian nào thuận lợi cho bên anh/ chị. Tuy nhiên, tôi sẽ rất biết ơn nếu bên anh/ chị có thể sắp xếp/ tổ chức cuộc hẹn này vào khoảng [thời gian 1] và [thời gian 2] để chuẩn bị tốt hơn/ thuận lợi hơn. Tôi luôn sẵn sàng trả lời qua [số điện thoại] nếu người phụ trách bên anh/ chị có bất kỳ câu hỏi nào. Cảm ơn vì đã dành thời gian cho tôi. Mong chờ phản hồi từ quý công ty. Trân trọng, [Tên của bạn]. [Chức vụ / Công ty]. |
Xem thêm:
100 mẫu thư tiếng Anh thương mại
Mẫu email đặt hàng bằng tiếng Anh
2. Viết thư mời tham gia sự kiện bằng tiếng Anh
Khác một chút so với mẫu thư mời họp, mẫu thư mời khách hàng tham gia một sự kiện sẽ được viết với sự cởi mở hơn, vinh danh khách hàng/ đối tác/ người tham dự so với văn phong lịch sự và nghiêm túc của email mời họp.
Dưới đây là mẫu email bằng tiếng Anh để các bạn vừa có thể tham khảo, vừa có thể so sánh các mẫu câu tiếng Anh giữa các loại thư mời với mục đích khác nhau nhé!
| Bản tiếng Anh | Your company name Address Postcode and City Country (State) MM/DD/YYYY Company name Name of the Recipient Address Postcode and CityCountry (State) SUBJECT: INVITATION FOR [Name of the event] Dear Mr./ Ms. [Recipient], We would like to invite you to attend the [Event name] located at [Venue] on [Date] at [Time]. It is our great honor to your appearance as we appreciate you as our [Client/ Customer/ Partner]. We are hoping that we will get the same support from you. The event is prepared in the intention of our acknowledgement to our most important [Client/ Customer/ Partner]. Therefore this will be an outstanding opportunity for us to show appreciation of your business, but it is the sample time to strengthen our cooperation. Please come early so that we can find a comfortable seat for you. We would appreciate it if you can attend this event as you are one of our top [Clients/ Partners]. Please let us know if you are attending the event or not by [Date]. Hoping for your presence on that day. We look forward to meeting you. Sincerely, [Sender] |
| Bản dịch | Tên công ty Tên đường và Số Mã bưu điện và thành phố Đất nước (Bang) Tháng/ ngày/ năm Tên công ty được mời Tên hoặc họ tên người được mời Tên đường và số Mã bưu điện và thành phố Đất nước (Bang) TIÊU ĐỀ THƯ: Thư mời + [tên sự kiện] Kính gửi [người nhận], Chúng tôi rất hân hạnh được mời bạn đến tham dự <tên sự kiện> nằm ở < địa điểm> vào <ngày> lúc <giờ>. Đây là sự vinh dự của chúng tôi khi có bạn tham dự với tư cách là <khách hàng/ đối tác> của chúng tôi. Chúng tôi hy vọng rằng chúng tôi sẽ nhận được sự hỗ trợ tương tự từ bạn. Sự kiện này được chuẩn bị với mục đích thể hiện sự ghi nhận của chúng tôi đối với <khách hàng/ đối tác> quan trọng nhất của chúng tôi. Do đó, đây sẽ là một cơ hội tuyệt vời để chúng tôi thể hiện sự đánh giá cao đối với doanh nghiệp của bạn, nhưng đây cũng là thời điểm mẫu để củng cố mối quan hệ hợp tác của chúng ta. Xin vui lòng đến sớm để chúng tôi có thể tìm thấy một chỗ ngồi thoải mái cho bạn. Chúng tôi sẽ đánh giá cao nếu bạn có thể tham dự sự kiện này vì bạn là một trong số <khách hàng/ đối tác> hàng đầu. Vui lòng cho chúng tôi biết bạn có tham dự sự kiện hay không trước <ngày>. Rất mong sự có mặt của các bạn trong ngày hôm đó. Chúng tôi mong được gặp bạn. Thân ái, <Họ, tên người gửi> |
3. Mẫu câu giao tiếp đặt lịch/ mời tham gia cuộc họp cần biết
Ngoài 3 ví dụ về mẫu email hoàn chỉnh đã được giới thiệu trong những phần trên, tiếp theo hãy cùng tham khảo nhiều hơn các mẫu câu giao tiếp để bạn có thể sử dụng linh hoạt trong khi viết một email mời họp bằng tiếng Anh. Cùng xem trong bảng dưới đây!
| Các câu giao tiếp đặt lịch/ mời họp bằng tiếng Anh | Dịch nghĩa |
| I would like to arrange a meeting to discuss some issues in our company. | Tôi muốn đặt một buổi họp để bàn bạc về một số vấn đề của công ty. |
| We are going to need everybody’s input on this subject. | Chúng ta cần sự đóng góp của mọi người cho đề án này. |
| Let us set it up for 9:30 Wednesday. | Vậy hãy gặp nhau vào 9 giờ rưỡi sáng thứ tư. |
| I would prefer to meet in the morning. I’m going to be out of the office most afternoons next week. | Tôi muốn gặp vào buổi sáng. Hầu như các buổi chiều tuần sau, tôi sẽ không có mặt ở văn phòng. |
| I was hoping you would cover for me at the strategy meeting this afternoon. | Tôi hi vọng anh có thể thay thế tôi ở cuộc họp bàn chiến lược chiều nay. |
| Would it be possible to set another date? | Liệu chúng ta có thể dời lịch sang ngày khác được không? |
4. Một số lưu ý khi soạn thảo email thương mại bằng tiếng Anh
Email được dùng trong thương mại với các mục đích mời họp, mời sự kiện… thì chúng ta phải tối thiểu hóa gần như là không bị sai sót trước khi gửi đi, nhất là với những email được viết bằng ngôn ngữ tiếng Anh. Điều này không chỉ thể hiện được sự cẩn thận, tỉ mỉ của người soạn thư mà còn thể hiện hình tượng chuyên nghiệp, chỉn chu của công ty trong mắt đối tác, người nhận thư. Hãy cùng xem qua một vài lưu ý khi soạn thư sau đây!
4.1. Tiêu đề rõ ràng
Trước khi đọc vào nội dung thư thì tiêu đề sẽ là dòng tóm tắt ý chính nhất về nội dung của bức thư. Do vậy, tiêu đề có ý nghĩa rất quan trọng với toàn bức thư để người nhận phân biệt cũng như nắm bắt được ý chính trước khi đọc. Tuy nhiên, thực tế cho thấy rằng, nhiều người vẫn chưa thể hiện sự tỉ mỉ và vẫn mắc một vài lỗi khi viết tiêu đề thư như:
- Quên soạn tiêu đề thư: Đây là trường hợp dễ thấy với những người mới dùng email nhưng cũng là trường hợp khá phổ biến với nhiều người khi quá tập trung vào nội dung mà bỏ qua tiêu đề đã ấn gửi đi.
- Tiêu đề ghi lan man, dài dòng: Việc này sẽ khiến người đọc bị hoang mang khi nhận được email với tiêu đề không súc tích, ngắn gọn và gây cho họ ấn tượng không tốt cũng như khó nhớ về nội dung của email đã nhận. Để email được chuyên nghiệp hơn, hãy chú ý soạn tiêu đề khoảng 35 – 50 ký tự (khoảng 8-10 từ) là phù hợp nhất.
- Tiêu đề bị tự động “RE:”: Đây là dòng tiêu đề khi người nhận trả lời và gửi lại thư và không chú ý tiêu đề, hãy chú ý hơn sao cho tiêu đề có ý nghĩa với người nhận nhé!
- Tiêu đề quá ngắn: Việc tiêu đề quá ngắn đôi khi chỉ nhắc nội dung chính mà không có những từ ngữ đi kèm có thể gây cảm giác mất lịch sự, không tôn trọng đối với người nhận.
Mặc dù là một dòng tiêu đề nhỏ trên bức thư, nhưng lại hàm chứa rất nhiều sự nhận biết, ý nghĩa quan trọng đối với người nhận. Hãy tạo cho email của bạn sự chỉn chu nhất và nổi bật giữa hàng trăm email khác trong hòm thư của đối tác nhé!
4.2. Nội dung ngắn gọn, súc tích
Vì email là một hình thức trao đổi nhanh nên những nội dung chính cũng được yêu cầu sao cho dễ hiểu nhưng cần lưu ý tính ngắn gọn và súc tích của những câu được viết vào đó. Những câu được viết trong phần này đều hàm ý một mục đích nhất định, đặc biệt đối với các email mời họp tiếng Anh nói riêng và các email được viết bằng tiếng Anh nói chung phải được đề cập với những từ ngữ, cấu trúc lịch sự, phù hợp với ngữ cảnh sao cho người đọc có thể nắm bắt được nội dung ngay, thay vì sử dụng những mẫu câu, từ ngữ giao tiếp cơ bản, thông dụng trong văn nói.
Trong phần nội dung quan trọng nhất của email thương mại thường sẽ bao gồm các phần lớn như:
- Lời cảm ơn người nhận đã liên lạc hoặc đã gửi thư đến cho công ty.
- Lý do viết thư cho người gửi: Trình bày thật rõ ràng lý do viết thư, và bao gồm các nội dung khác đi kèm có thể là ngày giờ, địa điểm, số lượng hàng, báo giá…đối với tùy từng nội dung phù hợp với mục đích thư được gửi đi.
- Câu kết luận của bức thư, nêu mong muốn của người gửi và/ hoặc yêu cầu đối với người nhận sao cho bức thư này được tiếp diễn và đạt được mục đích đề ra.
4.3. Hãy kiểm tra lại email trước khi gửi đi
Đây là bước sau cùng nhưng không thể thiếu trước khi ấn nút gửi email. Mặc dù vậy, nhiều người thường chủ quan không kiểm tra lại nên đôi khi mắc phải những sai lầm đáng tiếc. Dưới đây là những điều cần chú ý kiểm tra lại trong email:
- Các từ viết tắt: Trong văn phong viết hay cụ thể là email, người ta thường tránh viết tắt bởi vì đây được thể hiện là việc không lịch sự đối với người đọc. Do vậy, hãy soát lại các lỗi viết tắt nếu có, ví dụ như I’m, You’re…
- Không dùng ngôn ngữ giao tiếp, tiếng lóng: Việc viết văn bản sẽ được coi như là giấy trắng mực đen, bằng chứng cho những đàm phán sau này trong khi tiếng lóng hay ngôn ngữ giao tiếp có nhiều nghĩa nên dễ gây hiểu lầm cũng như không tạo cảm giác lịch sự cho người nhận. Do vậy, hãy dùng những từ ngữ trang trọng và có ý nghĩa rõ ràng trong khi viết email bằng tiếng Anh nhé.
Tóm lại, trước khi gửi đi email, hãy tạo thói quen kiểm tra lại toàn bộ các phần chính của một email, các câu thể hiện nội dung, hay các lỗi chính tả cùng các file tài liệu đính kèm sao cho thư của chúng ta được chỉn chu nhất có thể. Việc này sẽ tạo một thói quen tốt cũng như tạo được ấn tượng tốt đối với người nhận thư.
Xem thêm:
Mẫu thư confirm bằng tiếng Anh
Mẫu email cảm ơn bằng tiếng Anh
Cách viết email mời tham gia sự kiện
Mẫu email trả lời đối tác bằng tiếng Anh
Mẫu email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh
Vậy là chúng ta đã cùng nhau tham khảo được một vài mẫu email mời họp bằng tiếng Anh cùng với các lưu ý khi viết và gửi một email hoàn chỉnh, mong rằng với bài viết của Bác sĩ IELTS, các độc giả sẽ có thêm kiến thức phù hợp để phục vụ công việc của mình được tốt hơn!