Email là một hình thức trao đổi thư tín thông dụng trong nhiều năm qua với những ưu điểm vượt trội so với các hình thức khác, do đó, nó được dùng trong rất nhiều lĩnh vực từ giáo dục, y tế, hành chính… Và cụ thể trong kinh doanh, email ngày càng được sử dụng cực rộng rãi trong bán hàng nội địa và quốc tế, đây là một phương thức vô cùng quan trọng giữa công ty với các đối tác của họ trước, trong và sau khi bán hàng.

Vậy liệu bạn đã biết cách viết email chào hàng bằng tiếng Anh chưa? Hãy cùng Bác sĩ IELTS tham khảo một bài hướng dẫn viết lá thư chào hàng chi tiết nhé.

1. Email chào hàng là gì?

Email chào hàng hay còn gọi là Thư chào hàng là một bước trong quy trình bán hàng của các công ty với mục đích chính là giới thiệu, đưa thông tin về các sản phẩm/ dịch vụ của công ty, hình ảnh thương hiệu của công ty tới khách hàng của họ với mong muốn tìm thêm các đơn hàng mới từ khách hàng, đối tác mới hoặc thậm chí từ khách hàng, đối tác cũ.

Tại Việt Nam, hình thức này chưa quá phổ biến trong kinh doanh nội địa vì người dân chưa có thói quen mua hàng qua email nhiều. Tuy vậy, email chào hàng được sử dụng thường xuyên trong kinh doanh xuyên quốc gia hay làm việc với đối tác quốc tế. 

Trong những phần viết dưới đây, Bác sĩ IELTS sẽ hướng dẫn cụ thể cách một email chào hàng bằng tiếng Anh được viết như thế nào sao cho thật ấn tượng nhưng vẫn đầy đủ thông tin tới các bạn, hãy cùng theo dõi phần tiếp theo nhé! 

2. Cách viết Email chào hàng bằng tiếng Anh chuẩn

Mặc dù cũng là một trong những hình thức quảng cáo nhưng email chào hàng lại không giống như những mẫu quảng cáo thông thường khác. Lý do được giải thích rằng thư quảng cáo hàm chứa nội dung tập trung vào cung cấp thông tin một cách tổng quát và nổi bật nhất hơn là việc quảng cáo với những hình ảnh về sản phẩm, dịch vụ. Do vậy, việc trình bày một thư ngỏ hay thư chào hàng nên cần phải thể hiện được tính lịch sự kèm theo là nội dung đầy đủ, phù hợp và hấp dẫn với người nhận. Hãy cùng đi chi tiết vào từng phần của thư chào hàng bằng tiếng Anh dưới đây!

2.1. Tiêu đề hấp dẫn – Headline

Việc quyết định ấn vào mở thư hay không phần lớn sẽ dựa vào dòng tiêu đề chính hay còn gọi là chủ đề của thư. Đây là dòng chữ đầu tiên, nổi bật và được in đậm trong hòm thư được gửi đến của người nhận. Do vậy, tiêu đề của một thư chào hàng cần phải đáp ứng được các tiêu chí ngắn gọn, súc tích và bao gồm các từ ngữ mạnh, thu hút sự chú ý với mục đích hấp dẫn khách hàng ấn vào mở và đọc thư được gửi đến.

Ngoài ra, tiêu đề còn cần cung cấp cho người đọc biết liệu trong thư sẽ nói về nội dung chính nào, nghĩa là nói về hàng hóa hay dịch vụ mà công ty sẽ cung cấp là gì. Bởi vì có những trường hợp khách hàng sẽ không trực tiếp ấn vào đọc thư nhưng với tiêu đề hấp dẫn và dễ ghi nhớ, thư của người gửi sẽ lưu lại trong trí nhớ của khách hàng và trong tương lai họ có thể hoàn toàn tìm lại cũng như mở ra đọc khi có cơ hội cần tìm hiểu về hàng hóa/ dịch vụ được nổi bật ở tiêu đề thư.

Tuy nhiên, tiêu đề cũng được cài đặt có giới hạn ký tự trong khoảng từ 35 – 50 ký tự (khoảng 5-10 từ), vì theo một nghiên cứu đã chỉ ra rằng, những dòng tiêu đề của email chào hàng dưới 50 ký tự sẽ có tỉ lệ người đọc ấn xem cao hơn 12,5% so với các dòng tiêu đề dài hơn. Do vậy, người viết phải thật cẩn thận, kỹ lưỡng trong việc lựa chọn từ ngữ của dòng tiêu đề – headline trong thư chào hàng bằng tiếng Anh.

Cùng tham khảo cách viết những tiêu đề thư được gợi ý dưới đây:

– Tiêu đề là một lời khuyên hữu ích cho người nhận

• Suggestions for [something essential to them]

Nghĩa: Đề xuất cho [cái gì cần thiết cho khách hàng]

• Ideas for [thing that’s necessary for them] 

Nghĩa: Ý tưởng cho [cái gì đó mà cần thiết cho khách hàng]

– Tiêu đề là sự gợi lên suy nghĩ về thông tin có lợi cho khách hàng

• Have you given [a suggestion or thought] any thought? 

Nghĩa: Bạn đã từng nghĩ về [một gợi ý hoặc một suy nghĩ] chưa?

• Have you considered [thought/ recommendation]?

Nghĩa: Bạn đã xem xét [suy nghĩ/ đề xuất] chưa?

– Tiêu đề về một sự thật, sự kiện mà gợi lên suy nghĩ quan tâm của khách hàng

• Question about [recent trigger event]

Nghĩa: Câu hỏi về [sự kiện có ảnh hưởng gần đây]

• Concerning [recent trigger event]

Nghĩa: Xem xét về [sự kiện kích hoạt gần đây]

– Tiêu đề về một bài báo, bài đăng hot gần đây

• Thoughts about [title of blog post]

Nghĩa: Suy nghĩ về [tiêu đề của bài đăng hot trên blog]

• Opinions on [blog/ newspaper post title]

Nghĩa: Ý kiến về [tiêu đề của bài đăng trên blog/ báo]

2.2. Lời mở đầu

Sau phần tiêu đề hấp dẫn và một câu Chào hỏi đầu thư là Dear Ms/ Mr. thì việc tiếp theo để có thể giữ sự tập trung của khách hàng vào email chào hàng lâu hơn đó là lời mở đầu thật cuốn hút, và có sự cá nhân hóa vào khách hàng đang xem thư. Lời mở đầu thư phải bao gồm ba nội dung chính sau đây:

• Lý do, ngữ cảnh hoặc mục đích mà bạn liên lạc tới người nhận
• Thể hiện được sự uy tín của người gửi và xây dựng niềm tin của người nhận
• Chuyển đổi một cách nhịp nhàng và thật tự nhiên sang nội dung quảng cáo

Như đã đề cập bên trên, phần mở đầu để cho thu hút người đọc thì chúng ta nên cố gắng tạo ra sự cá nhân hóa đối với người nhận thư. Nghĩa là, câu văn gửi lời chào sẽ được gửi đến tên của khách hàng, việc này không những tạo được sự chân thành từ người gửi mà còn giúp giữ chân khách hàng đọc thư khi thấy tên của mình được đề cập. Ngoài ra, việc này còn giúp email chào hàng của bạn tránh bị lọc là Thư rác (Spam).

Hơn thế nữa, việc mở lời với những câu cơ bản như “Hello, my name is…” khiến người đọc sẽ thấy nhàm chán và nhanh chóng thoát ra khỏi thư chào hàng. Do vậy, hãy nên bắt đầu với những câu tạo cảm giác thân thiện, gần gũi như những mối quan hệ xung quanh của người nhận, có thể tham khảo những câu văn sau:

• Congratulations on… 

Nghĩa: Chúc mừng bạn đã…

• I noticed you have… 

Nghĩa: Tôi để ý rằng bạn đã

• I realized that we both… 

Nghĩa: Tôi nhận ra cả hai chúng ta cùng…

• I have read your posts and I see that… 

Nghĩa: Tôi đã đọc những bài đăng của bạn và thấy rằng…

• I was inclined to reach out because I found that… 

Nghĩa: Tôi muốn kết nối với bạn bởi vì tôi nhìn thấy rằng…

Ví dụ cụ thể về một lời mở đầu trong một mẫu thư ngỏ chào hàng bằng tiếng Anh:

I was inclined to reach out because I saw that your team is publishing a lot of great content at the moment, and also I’ve been working with several similar companies [namely recognizable brands X, Y and Z] to help generate significantly more leads from that content with our marketing automation tools.

Nghĩa: Tôi muốn liên hệ vì tôi được biết đền rằng gần đây nhóm của bạn đang xuất bản rất nhiều nội dung tuyệt vời, đồng thời, tôi cũng đang làm việc với một số công ty tương tự như [thương hiệu dễ nhận biết X, Y và Z]. Nơi có thể giúp bạn tạo ra nhiều khách hàng tiềm năng hơn một cách đáng kể. Bằng cách cung cấp các công cụ tự động hóa tiếp thị của chúng tôi.

Lưu ý rằng, với các thông tin của khách hàng khác nhau thì bạn sẽ tạo những câu mở đầu chào hỏi khác nhau để có thể hình dung rõ hơn chân dung của khách hàng và tiếp cận với họ một cách sâu sắc nhất có thể.

2.3. Quảng cáo về sản phẩm/ dịch vụ của bạn

Đây là phần chính và quan trọng của bức thư ngỏ, nội dung chính của phần này sẽ tập trung vào việc cung cấp các thông tin về sản phẩm, dịch vụ cùng với các chương trình khuyến mãi (nếu có) của công ty tới khách hàng/ người nhận thư. Để có thể lôi cuốn khách hàng hơn, hãy nhấn mạnh những điều từ công ty mà phù hợp nhất, gần nhất với nhu cầu, lợi ích của khách hàng, đối tác để họ sẽ cân nhắc nhiều hơn tới việc đặt hàng của công ty.

Cùng tham khảo ba mẫu dàn ý để viết mục quảng cáo về sản phẩm/dịch vụ trong một email chào hàng bằng tiếng Anh dưới đây:

– Mẫu 1:

[My company] has a new product that will help [their organization name]. [One sentence pitch of benefits]. 

We do this by:

• Benefit/ feature 1
• Benefit/ feature 2
• Benefit/ feature 3 (optional)…

Dịch nghĩa: 

[Công ty của tôi] có một sản phẩm mới sẽ trợ giúp [tên công ty của khách hàng]. [Một câu giới thiệu về lợi ích].

Chúng tôi làm điều này bằng cách:

• Lợi ích/ tính năng 1
• Lợi ích/ tính năng 2
• Lợi ích/ tính năng 3 (nếu có)…

– Mẫu 2:

A new tool developed by [my company] will enable [company name] to [benefit summary] more successfully.

As we’ve previously seen with [relevant customers] and [relevant customers], I’m certain that [our product] will be able to help [company name] [high-level benefit] in less than X months.

Dịch nghĩa:

Một công cụ mới do [công ty của tôi] phát triển sẽ cho phép [tên công ty khách hàng] để [tóm tắt lợi ích] thành công hơn.

Như chúng tôi đã thấy trước đây với [khách hàng có liên quan] và [khách hàng có liên quan], tôi chắc chắn rằng [sản phẩm của chúng tôi] sẽ có thể giúp [tên công ty của họ] [lợi ích cấp cao] trong vòng chưa đầy X tháng.

– Mẫu 3:

It felt like our product could help solve some of the issues that you are having within your company, especially in these areas.

• [Feature #1] Will allow you to [accomplish X goal]
• [Feature #2] Will help you [with Y challenge]
• [Feature #3] Will mitigate [Z issue]

I’m also attaching a few resources for you to gain a better understanding of how we can assist you.

Dịch nghĩa:

Sản phẩm của chúng tôi có thể giúp giải quyết một số vấn đề mà bạn đang gặp phải trong công ty của mình, đặc biệt là trong những lĩnh vực này.

• [Tính năng # 1] Sẽ cho phép bạn [hoàn thành mục tiêu X]
• [Tính năng # 2] Sẽ giúp bạn [với thử thách Y]
• [Tính năng # 3] Sẽ giảm thiểu [vấn đề Z]

Tôi đã đính kèm một số tài liệu để bạn hiểu nhiều hơn về cách chúng tôi có thể hỗ trợ bạn.

2.4. Call to Action – Lời kêu gọi hành động

Trong một thư chào hàng bằng tiếng Anh thì phần không thể thiếu và quyết định, hướng dẫn hành động mà khách hàng cần phải làm đó là phần “Kêu gọi hành động” hay tiếng Anh là “Call to Action”. Đây được coi là một phần quan trọng sau khi tiếp cận được nhu cầu của khách hàng, hãy kêu gọi điều mà bạn muốn khách hàng làm để email chào hàng của bạn được kết thúc một cách thành công.

Bởi vì vậy, lời kêu gọi của bạn phải thật rõ ràng, không chung chung. Để có thể viết được một lời kêu gọi hành động cho người đọc, bạn hãy tự đặt câu hỏi “Liệu rằng sau email này, bạn thực sự mong muốn khách hàng làm gì tiếp theo?”. Bởi vì chỉ khi bạn hiểu rõ mục đích thực sự cuối cùng mà bạn muốn truyền tải tới khách hàng thì câu Call to Action mới được viết một cách thuyết phục.

Cùng tham khảo một vài câu Call to Action trong mẫu email chào hàng bằng tiếng Anh dưới đây nhé!

– Lời kêu gọi hành động ngắn, trực tiếp:

• Place your order today!

Nghĩa: Đặt hàng ngay hôm nay!

• Fill in the order form we have enclosed and buy one now.

Nghĩa: Điền vào mẫu đơn đặt hàng mà chúng tôi đã đính kèm dưới đây để đặt mua hàng ngay

– Cung cấp thêm thông tin:

• For additional information/further information, please liaise with [company name] via phone at [phone number] or email at [email address]. 

Nghĩa: Để biết thêm thông tin, vui lòng liên hệ với [tên công ty] qua số điện thoại [số điện thoại của công ty] hoặc gửi thư điện tử về địa chỉ [địa chỉ email của công ty].

– Hẹn ngày, giờ cụ thể nếu muốn hẹn để giới thiệu sản phẩm:

• Does next Tuesday at 11 am or Thursday at 3 pm work for a 15-minute call? 

Nghĩa: Liệu thứ Ba tới lúc 11 giờ sáng hoặc 3 giờ chiều Thứ Năm bạn có tiện cho một cuộc gọi 15 phút không?

– Cung cấp link dùng thử sản phẩm

• Here is a special URL that will get you a prolonged 21-day free trial but is about to expire. You may test out the product and see the outcomes I’ve been talking about for yourself in just a minute by clicking this link. 

Nghĩa: Đây là một URL đặc biệt sẽ giúp bạn có bản dùng thử miễn phí kéo dài 21 ngày nhưng sắp hết hạn. Bạn có thể thử sản phẩm và xem kết quả mà tôi đã nói về chính mình chỉ trong một phút bằng cách nhấp vào liên kết này.

2.5. Kết thúc email một cách lịch sự

Thông thường, trong một mẫu thư chào hàng qua email sẽ kết thúc bằng cách đề cập tới ba phần: lời cảm ơn, lời chào trang trọng cuối và chữ ký. Cùng tham khảo chi tiết từng phần dưới đây:

Gửi lời cảm ơn cuối thư

Trong phần này, ngoài lời cảm ơn thì hãy đưa thêm một số câu thể hiện mong muốn nhận được phản hồi từ khách hàng sau khi đọc thư.

Ví dụ cụ thể:

• Thank you for reading my email. I am looking forward to receiving a reply from you.

Nghĩa: Cảm ơn bạn đã đọc email. Tôi rất mong chờ sẽ nhận được một sự phản hồi từ phía bạn.

• It would be my pleasure to have the opportunity to discuss with you as soon as possible.

Nghĩa: Rất vinh hạnh nếu có cơ hội được thảo luận với bạn sớm nhất có thể.

• If you have any queries/any further questions, please call me via phone number…/ please don’t hesitate to let me know.

Nghĩa: Nếu có bất cứ yêu cầu, thắc mắc nào xin vui lòng gọi cho tôi qua số điện thoại…/ đừng ngần ngại cho tôi biết.

Lời chào trang trọng cuối

Dưới đây là những lời chào trang trọng thường được dùng nhiều nhất trong các thư điện tử, bao gồm cả trong các mẫu thư chào hàng bằng tiếng Anh

• Sincerely/ Your sincerely, 

Nghĩa: Chân thành

• Regards/ Best/ Warm regards, 

Nghĩa: Trân trọng

• All the best, 

Nghĩa: Mọi điều tốt nhất

• Best wishes,

Nghĩa: Những lời chúc tốt đẹp nhất

Chữ ký

Trong một email chuyên nghiệp thì phần chữ ký cuối cùng là một phần không thể thiếu. Phần này thường sẽ là tóm tắt thông tin cụ thể của người gửi về các mục như tên công ty, địa chỉ cụ thể, số điện thoại liên hệ, email, lịch làm việc… với mục đích cung cấp các cách thức liên lạc cho người nhận/ đọc thư.

Xem thêm:

Cách viết thư hỏi hàng bằng tiếng Anh

Cách viết email cảm ơn bằng tiếng Anh

3. Các mẫu Email chào hàng bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Để giúp người đọc hiểu rõ hơn về một mẫu thư chào hàng tiếng Anh, cùng Bác sĩ IELTS tham khảo một mẫu thư chuyên nghiệp dưới đây cũng được coi như là bản tóm tắt chi tiết các phần bên trên.

Mẫu thư ngỏ chào hàng bằng tiếng Anh

Dear Mr/ Mrs A,

Congratulations on your recent purchase of a pair of glasses at our store on May 5th. I hope that you are still satisfied with the purchased product.

I noticed that you might have not received notifications about this new discount we have on ABC glass cleaner spray, which I believe would benefit you greatly. 

The ABC glass cleaner spray is a tool that would assist you tremendously in everyday activities and receive much better results than just cleaning with regular water or fabric.

I know that this product will be useful for you because 70% of our customers claimed that their glasses felt dimmer after being cleaned with water or their shirts. In less than 2 months since we started selling this cleaner, 8 out of our 10 branches have run out of stock.

However, seeing that you are our loyal customer, I am willing to save as much as you would like and at the same time give you a huge offer: If you buy 5 bottles, you will get a free frame for your glasses.

Here’s a link to the product: [Link]. You can click on the “Buy now” button and get your sprays delivered to your address on the same day.

If you have any questions, please contact me via my phone number or via the website.

All the best, 

ABC.

Dịch nghĩa:

Kính gửi ông/ bà A,

Chúc mừng bạn đã mua một cặp kính gần đây tại cửa hàng của chúng tôi vào ngày 5 tháng 5. Tôi hy vọng rằng bạn vẫn hài lòng với sản phẩm đã mua.

Tôi nhận thấy rằng bạn có thể chưa nhận được thông báo về đợt giảm giá mới này của chúng tôi đối với bình xịt nước lau kính ABC, điều này tôi tin rằng sẽ có lợi cho bạn rất nhiều.

Bình xịt lau kính ABC là một công cụ sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều trong các hoạt động hàng ngày và nhận được kết quả tốt hơn nhiều so với việc chỉ làm sạch bằng nước hoặc vải thông thường.

Tôi biết rằng sản phẩm này sẽ hữu ích cho bạn vì 70% khách hàng của chúng tôi khẳng định rằng kính của họ mờ đi sau khi được lau bằng nước hoặc áo sơ mi của họ. Trong vòng chưa đầy 2 tháng kể từ khi chúng tôi bắt đầu bán bộ dọn dẹp này, 8 trong số 10 chi nhánh của chúng tôi đã hết hàng.

Tuy nhiên, nhận thấy bạn là khách hàng thân thiết của chúng tôi, tôi sẵn sàng tiết kiệm bao nhiêu tùy thích, đồng thời tặng bạn ưu đãi cực khủng: Mua 5 chai sẽ được tặng gọng kính miễn phí.

Đây là liên kết đến sản phẩm: [Liên kết]. Bạn có thể nhấp vào nút “Mua ngay” và nhận thuốc xịt đến địa chỉ của bạn ngay trong ngày.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng liên lạc với tôi qua số điện thoại hoặc qua website.

Tất cả những gì tốt nhất,

ABC.

Tham khảo thêm:

Mẫu thư confirm bằng tiếng Anh

Mẫu thư đặt hàng bằng tiếng Anh

Mẫu email báo giá bằng tiếng Anh

Vậy là Bác sĩ IELTS đã cùng các bạn tham khảo qua từng phần bài viết với chủ đề cách viết email chào hàng bằng tiếng Anh. Mong rằng qua bài đọc, các độc giả sẽ có được cho bản thân mình những kiến thức bổ ích trên, và học thêm được nhiều mẫu câu chào hàng bằng tiếng Anh thú vị nhé!