Cùng với sự bùng nổ của công nghệ thông tin và mạng Internet, nhiều doanh nghiệp đang dần thay đổi hình thức hợp tác, trao đổi với nhau trực tuyến mà không cần phải gặp mặt mới có thể giải quyết được vấn đề. Trong đó, email là một công cụ quan trọng và cần thiết nhất được sử dụng hiệu quả trong quá trình trao đổi. Bài viết dưới đây Bacsiielts.vn sẽ giúp bạn cung cấp kiến thức cần thiết cho việc viết email bằng tiếng Anh cho đối tác.
1. Những ưu điểm tuyệt vời khi viết email bằng tiếng Anh trong công việc
Viết thư gửi cho đối tác hiệu quả bằng tiếng Anh có thể nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của công ty. Trong bài viết này, Bác sĩ IELTS sẽ đưa ra những lợi ích tuyệt vời khi viết email sử dụng tiếng Anh trong công việc.
Lợi ích 1: Nâng cao hình ảnh, độ chuyên nghiệp của công ty đối với đối tác nước ngoài
Các email viết bằng tiếng Anh theo chuẩn một cấu trúc viết sẽ giúp đối tác hình dung đây là một công ty đáng tin cậy, có uy tín. Điều này rất có lợi trong việc thiết lập và duy trì mối quan hệ lâu dài với các công ty nước ngoài. Doanh nghiệp sẽ có cơ hội hợp tác rộng mở thông qua uy tín được xây dựng bởi sự chỉn chu những email bằng tiếng Anh gửi cho đối tác.
Lợi ích 2: Truyền đạt chính xác thông tin đề cập đến, tránh gây hiểu nhầm không đáng có
Hiện nay, tiếng Anh là một ngôn ngữ phổ biến trên toàn thế giới, có thể xem là một loại ngôn ngữ chung được sử dụng trong việc giao tiếp ở nơi công sở. Việc cả hai bên đều dùng tiếng Anh để trao đổi thì sẽ đảm bảo được hiểu ý lẫn nhau. Hai bên có thể thoải mái diễn đạt theo ý tưởng một cách rõ ràng bằng tiếng Anh.
Sử dụng tiếng Anh có thể tránh được sai sót không có đáng có trong việc chuyển ngữ. Thay vì phải dịch từ nhiều ngôn ngữ sang tiếng Anh, việc sử dụng chung một loại ngôn ngữ phổ biến sẽ đảm bảo được thông tin được truyền đạt, tránh gây hiểu lầm.
Hai lợi ích nổi bật này sẽ giúp công ty trở nên hoàn thiện, đáng tin trong mắt của doanh nghiệp nước ngoài.
2. Khi nào bạn cần email trả lời đối tác bằng tiếng Anh?
Dưới đây là một số trường hợp thường gặp khi bạn cần email trả lời, trao đổi với đối tác:
- Khi có một số vấn đề phát sinh hoặc muốn cập nhập cho đối tác về sự thay đổi ngoài ý muốn hoặc tiến độ triển khai dự án để cả hai bên có thể cập nhập được thông tin kịp thời.
- Khi cần xác nhận lại địa điểm thời gian như cuộc họp cả hai bên, hoặc cần đàm phán thêm những vấn đề liên quan.
- Khi cần gửi thêm thông tin, tài liệu liên quan tới dự án hoặc khi được yêu cầu báo giá đơn đặt hàng thì bạn nên email trả lời ngay lập tức để tránh xảy ra những rủi ro.
Tham khảo thêm:
Cách viết email mời tham gia sự kiện
Cách viết email cảm ơn bằng tiếng Anh
Cách viết email báo giá bằng tiếng Anh
Viết email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh
3. Lưu ý khi viết email phản hồi đối tác
Sau khi bạn biết được những lợi ích tuyệt vời khi viết email gửi cho đối tác bằng tiếng Anh, Bác sĩ IELTS sẽ đưa ra những lưu ý giúp bạn viết thư một cách thật chuyên nghiệp như sau:
- Nội dung ngắn gọn trọng tâm.
- Phải có đầy đủ họ tên, email người nhận và tiêu đề thư.
- Thư không được lùi vào mà phải viết thẳng hàng.
- Ngôn ngữ phải dùng chuẩn, dùng tiếng Anh trong thương mại là chính.
- Không viết tắt, viết sai chính tả.
- Phải kiểm tra, đọc và sửa lại những lỗi sai trước khi gửi.
- Ghi đầy đủ họ tên, chức danh trong phần chữ ký.
4. Các mẫu email trả lời đối tác bằng tiếng Anh
a. Viết email xác nhận lịch họp với đối tác như thế nào?
From: Jessica Smith jessicasmith@abccompany.com.
To: John Fragrance johnfragrance@xyzcompany.com.
Subject: Confirmation of the meeting.
Dear Mr. Fragrance,
I am writing this email to confirm that we are going to have a meeting at 8.00 am, on October 5. Our meeting will take place at Room A05, 92 Ly Thuong Kiet street to confirm our event. If you need to change your appointment, please let me know in advance.
I look forward to meeting you at the above time.
Best regards,
—————————————————-
Jessica Smith.
Marketing Director – ABC Company.
Phone: xx xxx xxxx.
Email: jessicasmith@abccompany.com.
Website: abc company.vn.
b. Viết email phản hồi đối tác bằng tiếng Anh như thế nào?
From: Simon Smith simonsmith@abccompany.com.
To: Jimmy Fragrance jimmyfragrance@xyzcompany.com.
Subject: Feedback your previous email.
Dear Mr. Fragrance,
I would like to thank you for contacting us via email on September 28, 2023 in order to work together on product distribution.
I regretfully have to decline your offer to assist in the distribution of this product for the following reasons after thoroughly considering your proposal.
Near Da Nang City, our organization has an exclusive distribution partner. As a result, we are unable to work together with other units in this market.
Although your product has potential, it is not appropriate for our company’s current focus on market development.
I apologize for not being able to help you this time. However, we would be happy to work with you if a good opportunity presented itself in the future.
Best regards,
—————————————————-
Simon Smith.
Marketing Director – ABC Company.
Phone: xx xxx xxxx.
Email: simonsmith@abccompany.com.
Website: abc company.vn.
c. Viết thư chào mừng đối tác sao cho hấp dẫn nhất?
From: Mira William mirawilliam@abccompany.com.
To: Jimmy Fragrance jimmyfragrance@xyzcompany.com.
Subject: Welcome to our business
Dear Mr. Fragrance,
I am very happy to announce that we are very honored to welcome your company’s employees to visit and work at our company.
I would like to get started off by wishing everyone in the delegation the best of health. Both sides will have a good opportunity to communicate, pick up new information, and develop their relationship during this working visit.
To give you a thorough understanding of the company’s scale, we will take your group on a tour of some important departments during this corporate visit, including the manufacturing facility, laboratory, and logistics.
After that, we’ll have a working session to talk about topics including cooperation and potential future growth and development.
We anticipate that this visit will create new avenues for collaboration and enhance the strategic alliance between the two businesses.
Looking forward to welcoming the delegation from your company to ours.
Best regards,
—————————————————-
Mira William.
Marketing Director – ABC Company.
Phone: xx xxx xxxx.
Email: mirawilliam@abccompany.com.
Website: abc company.vn.
d. Mẫu email trả lời từ chối với đối tác bằng tiếng Anh thế nào để vẫn giữ được hòa khí?
From: Simon Smith simonsmith@abccompany.com.
To: Jimmy Fragrance jimmyfragrance@xyzcompany.com.
Subject: Feedback for your offer.
Dear Mr. Fragrance,
I am going to write this email to announce that we regret having to deny this offer after careful consideration.
We are unable to meet your expectations mostly due to resource and schedule constraints. We can’t devote the time or resources to coordinate project implementation with our partners because we are now concentrating on a number of other important initiatives.
We hope our decision will be accepted by our partners. Even though we were compelled to make this choice because of real-world circumstances, it was not an easy one.
Again, we genuinely appreciate your interest in working with us and your request.
—————————————————-
Simon Smith.
Marketing Director – ABC Company.
Phone: xx xxx xxxx.
Email: simonsmith@abccompany.com.
Website: abc company.vn.
e. Mẫu email trả lời cảm ơn bằng tiếng Anh chuyên nghiệp – hấp dẫn nhất 2023
From: Simon Smith simonsmith@abccompany.com.
To: Jimmy Fragrance jimmyfragrance@xyzcompany.com.
Subject: Thank you for your congratulations.
Dear Mr. Fragrance,
I would like to express my sincere thanks to the business for offering congratulations on our company achieving the award on September 28.
The congrats from your business are a tremendous source of motivation for us as we work to establish and grow the business. The care and sharing from your business demonstrates the two units’ priceless love and close relationship.
We value our long-standing and successful working relationship with your organization very much. We anticipate that this collaboration will grow stronger and create several advantages for both sides.
Again, we really appreciate your business and hope your business continues to grow.
—————————————————-
Simon Smith.
Marketing Director – ABC Company.
Phone: xx xxx xxxx.
Email: simonsmith@abccompany.com.
Website: abc company.vn.
Một số bài viết liên quan:
Mẫu thư confirm bằng tiếng Anh
Mẫu thư hỏi hàng bằng tiếng Anh
Mẫu thư đặt hàng bằng tiếng Anh
Mẫu thư chào hàng bằng tiếng Anh
Mẫu email mời họp bằng tiếng Anh
Với những thông tin vô cùng hữu ích nêu trên, hy vọng bạn đã nắm chắc cách viết email bằng tiếng Anh cho đối tác. Qua đó, bạn sẽ không còn lo lắng và cảm thấy bối rối mỗi khi được yêu cầu viết email gửi đến đối tác của doanh nghiệp.