Viết email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh sao cho chuyên nghiệp? Cấu trúc của email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh gồm những gì? Cùng Bác sĩ IELTS tìm hiểu ngay sau đây nhé!

1. Các dấu hiệu mà bạn nên từ chối phỏng vấn

Hiện nay, nhu cầu ứng tuyển vào các công ty các công công ty đa quốc gia khá cao. Hầu hết mọi người khi tìm việc đều nộp hồ sơ vào nhiều vị trí ở nhiều công ty khác nhau. Sau khi được mời phỏng vấn mới sàng lọc và chọn một số vị trí phù hợp để tham gia phỏng vấn. Vậy trong lúc sàng lọc, những dấu hiệu nào bạn nên viết email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh?

Các dấu hiệu mà bạn nên từ chối phỏng vấn gồm:

1. Thông tin không rõ ràng: Nếu thông tin về công việc, vị trí, hoặc công ty không rõ ràng hoặc không đủ cung cấp, có thể là một lý do để từ chối phỏng vấn.
2. Công việc không phù hợp: Nếu bạn đã xem xét thông tin về vị trí công việc và thấy rằng nó không phù hợp với mục tiêu sự nghiệp của bạn hoặc kỹ năng của bạn, bạn có thể từ chối.
3. Có cơ hội khác: Nếu bạn đã có cơ hội khác tốt hơn hoặc bạn đang tham gia vào quá trình phỏng vấn ở các công ty khác, bạn có thể từ chối để tập trung vào những cơ hội đó.
4. Lý do cá nhân: Có thể có những lý do cá nhân riêng tư mà bạn không muốn tiếp tục quá trình phỏng vấn.
5. Công ty không phù hợp: Nếu bạn đã nghiên cứu về công ty và phát hiện ra rằng giá trị, văn hóa, hoặc phong cách làm việc của họ không phù hợp với bạn, bạn có thể từ chối phỏng vấn.

2. Lưu ý khi viết email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh 

Nếu bạn không muốn tham gia phỏng vấn, hãy gửi email từ chối phỏng vấn để giúp nhà tuyển dụng sắp xếp lại lịch và công việc của họ. Việc gửi email từ chối là cách chuyên nghiệp, đừng im lặng. Dưới đây là một số lưu ý khi viết thư từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh bạn cần biết:

• Nên viết thư từ chối phỏng vấn trong vòng 24 giờ kể từ lúc nhận được email mời phỏng vấn. Điều này sẽ giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp trong mắt công ty.
• Email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh cần chú ý sử dụng từ nghĩa, giọng văn lịch sự. Thế giới có thể nhỏ, bạn không nên để mất cơ hội tương lai khi không trả lời email mời phỏng vấn.
• Hãy cẩn thận và không tiết lộ chi tiết về lý do từ chối. Thay vì đưa ra thông tin chưa được xác thực, giữ lời từ chối ngắn gọn và đơn giản. 
• Nếu có cơ hội, bạn có thể xem xét gợi ý ứng viên khác. Kiểm tra với bạn bè hoặc mối quan hệ thân quen xem có người nào phù hợp và có hứng thú với vị trí này trước khi giới thiệu họ cho nhà tuyển dụng.
• Mặc dù bạn từ chối phỏng vấn ở hiện tại, nhưng bạn có thể cho nhà tuyển dụng biết bạn sẽ giữ liên lạc và mong được xem xét cho các vị trí tương lai nếu thích hợp. Điều này thể hiện sự quan tâm và sẵn sàng trong tương lai.

Xem thêm:

Cách viết mail xin nghỉ học

Cách viết email mời tham gia sự kiện

Cách viết email cảm ơn bằng tiếng Anh

Cách viết email chào hàng bằng tiếng Anh

Cách viết email bằng tiếng Anh cho đối tác

3. Cách viết email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh 

Khi viết email từ chối một vị trí, hãy tuân thủ một bố cục rõ ràng, tương tự như khi bạn nộp đơn ứng tuyển. Điều này sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tích cực với nhà tuyển dụng và có thể mở cửa cho cơ hội tương lai. Hơn nữa, nó giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho cả hai bên. Dưới đây là cách viết email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh ngắn gọn và chuyên nghiệp.

Viết tiêu đề, lời chào, lời cảm ơn

Có hai cách để viết tiêu đề cho thư từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh. 

• Nếu bạn trả lời trực tiếp trên email mời phỏng vấn, không cần tiêu đề. 
• Trong trường hợp bạn viết một email mới, hãy sử dụng tiêu đề ngắn gọn, rõ ràng và khái quát để thể hiện mục đích của bạn. 

Thêm vào đó, bạn cần gửi đến nhà tuyển dụng một lời chào, một lời cảm ơn vì họ đã xem xét và cho bạn một cơ hội. Điều này giúp thể hiện sự lịch sự và chuyên nghiệp của một ứng viên.

Gửi lời chào:

• Dear Ms/ Mr… Nếu biết rõ tên người gửi mail.
• Dear recruitment department of the… (Thân gửi bộ phận tuyển dụng của…) Nếu không biết rõ tên người gửi, chỉ biết email này được gửi đến từ bộ phận tuyển dụng của công ty.

Gửi lời cảm ơn:

• Thank you very much for considering me for the interview opportunity at A Company. I value being considered as a candidate for the project manager role.

Dịch: Cảm ơn bạn rất nhiều vì đã cân nhắc cho tôi cơ hội phỏng vấn tại Công ty ABC. Tôi đánh giá cao việc được chọn là ứng viên cho vai trò quản lý dự án.

• Thank you very much for assessing me for the interview opportunity at ABC Company. I value being regarded as a candidate for the marketing manager position.

Dịch: Xin chân thành cảm ơn quý công ty đã cho tôi cơ hội phỏng vấn tại Công ty ABC. Tôi rất cảm kích việc được coi là ứng viên cho vị trí quản lý marketing.

• I’m grateful for the opportunity to interview at A Company with the graphic designer position.

Dịch: Tôi rất biết ơn vì có cơ hội được phỏng vấn tại Công ty A với vị trí thiết kế đồ họa.

Đưa ra lời xin phép từ chối phỏng vấn

Đây là đoạn nội dung chính trong thư, bạn cần đi thẳng vào vấn đề, đưa ra lời từ chối và lý do. Và nhớ lưu ý đừng đưa ra lý do quá chân thật và chi tiết, có thể đưa ra lý do cá nhân hoặc đã có vị trí phù hợp,…

• I wish to retract my application for this position due to personal reasons. (Tôi muốn rút lại đơn ứng tuyển này vì lý do cá nhân).
• I regret that I must decline this opportunity at this time as I have already accepted another job. (Tôi rất tiếc phải từ chối cơ hội này vào lúc này vì tôi đã nhận một công việc khác).
• I am not inclined to interview at this time.( Tôi chưa có ý định tham gia phỏng vấn vào thời gian này).

Gợi ý, giới thiệu bạn bè  thích hợp vào vị trí

Nếu có thể, bạn nên gợi ý cho nhà tuyển dụng bạn bè phù hợp với vị trí. Và đừng quên để lại thông tin liên hệ của người này cho nhà tuyển dụng bạn nhé.

• My friend, Vy, is an excellent fit for this opportunity. You can reach her at …gmail.com. (Vy, bạn tôi, rất phù hợp với cơ hội này. Bạn có thể liên hệ với cô ấy qua …gmail.com).
• I will keep this role in mind and refer anyone who may be a suitable fit.(Tôi sẽ ghi nhớ vai trò này và giới thiệu bất kỳ ai có thể phù hợp).

Lời cảm ơn và lời chào

Phần cuối cùng không thể thiếu trong email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh đó là gửi lời cảm ơn và lời chào.

• Thank you again and trust you will find a suitable candidate as soon as possible. (Một lần nữa xin cảm ơn và tôi tin rằng bạn sẽ sớm tìm được ứng viên phù hợp.
• Expressing gratitude once more for considering me for this role.(Cảm ơn bạn một lần nữa vì đã cân nhắc tôi cho vai trò này).

4. Mẫu thư từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh

Mẫu thư 1: Viết email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh khi không có nhu cầu cho vị trí được mời phỏng vấn

Dear Ms An

I appreciate you reaching out.

Nevertheless, I do not have a current interest in participating in interviews. I will remember this position and recommend individuals who might be a suitable fit.

Hoping you find the best in your search.

Best regards

Nhu Nguyen

Dịch:

Chào chị An

Tôi rất cảm ơn vì chị đã liên hệ với tôi.

Tuy nhiên, hiện tại tôi không có sự với việc tham gia các cuộc phỏng vấn. Tôi sẽ ghi nhớ vị trí này và giới thiệu những cá nhân có thể phù hợp.

Hy vọng việc tìm kiếm ứng viên của chị được tốt đẹp.

Trân trọng

Như Nguyễn

Mẫu thư 2: Viết email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh khi đã tìm được việc làm phù hợp

Dear Ms Vy

I sincerely appreciate the chance to interview for a consultant and learn more about your organization.

Nevertheless, I lament that I must decline this chance currently as I have embraced a job.

My colleague, Nhi, is a very good fit for this opportunity. You can reach him at languyen@gmail.com.

Kindly acknowledge the receipt of this message, please.Thank you very much.

Best regards

Ngan Nguyen

Dịch:

Chào chị Vy

Tôi rất cảm kích vì được trao cơ hội tham gia phỏng vấn vào vị trí nhân viên tư vấn và hiểu thêm về công ty.

Tuy nhiên, tôi tiếc rằng hiện tại tôi phải từ chối cơ hội này vì tôi đã có việc làm.

Đồng nghiệp của tôi, Nhi, rất phù hợp với cơ hội này. Chị có thể liên hệ với bạn ấy tại languyenABC@gmail.com.

Xin vui lòng xác nhận đã nhận được tin nhắn này. Cảm ơn chị rất nhiều.

Trân trọng

Ngân Nguyễn

Mẫu thư 3: Viết email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh vì lý do cá nhân

Dear Mr Tung

I appreciate you dedicating time to contemplate my suitability for the Administrative Assistant position.

Nevertheless, I would like to retract my application for this role due to personal reasons.

Wishing you and your company much success in the future.

Best regards

Hao Tran

Dịch:

Chào anh Tùng

Tôi rất vui mừng vì anh đã dành thời gian để xem xét sự phụ hợp của tôi với vị trí trợ lý hành chính.

Tuy nhiên, tôi muốn rút lại đơn đăng ký cho vai trò này vì lý do cá nhân.

Chúc bạn và công ty của bạn có được nhiều thành công trong tương lai

Trân trọng

Hảo Trần

Tham khảo thêm:

Mẫu thư confirm bằng tiếng Anh

Mẫu thư đặt hàng bằng tiếng Anh

Mẫu email báo giá bằng tiếng Anh

Mẫu email mời họp bằng tiếng Anh

5. Lời kết

Bài viết về cách viết email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh của Bacsiielts chắc hẳn đã phần nào giúp bạn hình dung ra được cách viết email từ chối phỏng vấn. Mong rằng, bài viết này hữu ích cho bạn trong tương lai.